구글 워크스페이스를 활용한 전자결재 시스템 간단 구축 방법
목차
구글 워크스페이스 기반 전자결재가 필요한 이유
Form과 Sheet로 결재 요청부터 저장까지 자동화
App Script로 알림과 승인 처리를 완성하는 구조
실용적인 전자결재 시스템은 도구보다 전략이 먼저다
구글 워크스페이스 기반 전자결재가 필요한 이유
: 더 이상 도장 찍는 결재는 조직의 속도를 따라갈 수 없다
빠른 의사결정과 실시간 협업이 중요한 시대에 종이 결재나 단순 메일 승인 방식은 조직의 업무 효율을 떨어뜨리고 있습니다. 아직도 결재서를 인쇄해 상급자에게 도장을 받거나, 결재 메일을 돌리고 수동 확인하는 방식은 너무 오래된 업무 방식입니다.
중소기업, 스타트업, 비영리단체, 학교 등에서는 그룹웨어 시스템을 도입하기엔 비용이 부담스럽고, 복잡한 ERP 솔루션은 오히려 역효과를 줄 수 있습니다.
이러한 조직에 적합하면서도 효율적이고 저비용으로 운영할 수 있는 결재 시스템이 바로 Google Workspace 기반의 전자결재 시스템입니다.
Google Form, Google Sheets, Google Docs, Gmail, App Script, Drive의 조합만으로도 결재 요청, 승인, 이력 관리, 알림 발송, 문서 자동 저장까지 가능한 간단하고 유연한 전자결재 시스템을 구축할 수 있습니다.
이번 글에서는 Google Workspace의 도구들을 이용해 누구나 쉽게 전자결재 시스템을 만드는 실전 방법을 구조적으로 소개합니다. 기술 지식이 없어도 따라할 수 있도록 실제 양식, 자동화 흐름, 승인 단계 구성, 알림 시스템까지 단계별로 설명합니다.
Form과 Sheet로 결재 요청부터 저장까지 자동화
:Google Form과 Sheets로 전자결재 요청 프로세스 만들기
전자결재 시스템의 출발은 사용자가 결재 요청을 입력하는 양식입니다. Google Form을 활용하면 웹 기반 양식을 통해 손쉽게 요청서를 제출받을 수 있고, 응답 내용은 Google Sheets에 실시간 저장됩니다.
Google Form으로 요청 양식 생성
양식 제목: 예산 결재 요청서
항목 구성 예시
요청자 이름
부서
요청일
결재 구분 (예산/휴가/구매 등)
상세 내용
첨부파일(Drive 업로드 또는 링크)
요청 금액
결재자 이메일 (자동 알림 대상)
응답 연결 시트 생성
Form 응답은 자동으로 Google Sheets에 저장되며, 각 요청 항목은 행 단위로 정리됩니다. 이 시트는 결재 승인 상태, 처리 일자, 담당자 의견 등을 추가로 구성하는 기반이 됩니다.
결재 상태 및 승인 열 추가
시트에 다음 열을 수동 추가합니다.
결재 상태 (대기/승인/반려)
결재일자
결재자 의견
데이터 확인용 요약 시트 구성
별도 시트를 만들어 결재 구분별 통계, 승인율, 처리 시간 등을 자동 집계할 수 있도록 QUERY, COUNTIF, AVERAGE 함수 등을 활용합니다.
이 단계까지 구성하면, 요청자는 Form으로 제출하고 관리자는 Sheet에서 실시간 요청 목록과 상세 내용을 확인할 수 있습니다.
App Script로 알림과 승인 처리를 완성하는 구조
: App Script를 활용한 자동 알림, 승인 처리, 기록 자동화
기본 구조가 마련되면 이제 수작업 없이 자동으로 승인 알림을 보내고, 결재자가 버튼 하나로 승인 여부를 기록할 수 있도록 자동화 시스템을 구현합니다.
승인 요청 메일 자동 발송 스크립트
javascript
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function sendApprovalRequest() {
var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("Form 응답");
var lastRow = sheet.getLastRow();
var row = sheet.getRange(lastRow, 1, 1, sheet.getLastColumn()).getValues()[0];
var approverEmail = row[6]; // 결재자 이메일 (예시)
var requester = row[0];
var reason = row[4];
var htmlBody = "" + requester + "님의 결재 요청입니다." +
"사유: " + reason + "" +
"결재처리하러 가기";
MailApp.sendEmail({
to: approverEmail,
subject: "전자결재 요청 알림",
htmlBody: htmlBody
});
}
이 스크립트는 Form 제출 시 자동으로 실행되도록 트리거를 설정하여 결재자에게 메일을 보냅니다.
결재자 승인/반려 처리
결재자는 구글 시트 내 상태 열을 직접 수정하거나, Apps Script를 활용해 클릭 한 번으로 승인/반려 버튼을 누를 수 있는 UI를 구성할 수 있습니다.
예: Google Sheets에 앱 스크립트 버튼으로 다음 함수 실행
javascript
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function approve(rowIndex) {
var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("Form 응답");
sheet.getRange(rowIndex, 8).setValue("승인");
sheet.getRange(rowIndex, 9).setValue(new Date());
}
승인 완료 알림 자동 전송
승인 완료 시, 요청자에게 자동 알림을 발송하여 처리 여부를 전달합니다.
javascript
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function notifyRequester(rowIndex) {
var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("Form 응답");
var email = sheet.getRange(rowIndex, 2).getValue();
var status = sheet.getRange(rowIndex, 8).getValue();
MailApp.sendEmail(email, "결재 처리 결과", "당신의 요청이 " + status + "되었습니다.");
}
기록 및 아카이브 자동화
승인된 결재 요청은 자동으로 Google Drive 내 ‘결재 완료’ 폴더에 백업되도록 Apps Script와 DriveApp을 연동하면, 향후 검색과 감사에 유용한 기록이 유지됩니다.
실용적인 전자결재 시스템은 도구보다 전략이 먼저다
: 복잡한 그룹웨어 없이도 실무형 전자결재 시스템을 만들 수 있다
조직의 성장과 함께 필요한 것은 빠르고 정확한 승인 체계입니다. 하지만 대다수 중소 규모 조직은 전자결재 시스템 도입을 망설입니다. 비용과 복잡도 때문입니다.
Google Workspace 기반의 결재 시스템은 별도 설치나 유지비 없이, 기존에 사용 중인 도구만으로 설계와 운영이 가능합니다. 특히 Google Form의 직관성, Google Sheets의 분석 기능, App Script의 자동화 능력을 결합하면, 외주 개발 없이도 실시간 전자결재 시스템을 완성할 수 있습니다.
또한, 이런 구조는 단순 예산 결재 외에도 휴가 신청, 출장 승인, 구매 요청, 인사 발령, 보고 승인 등 다양한 결재 유형에 확장 적용이 가능합니다.
중요한 것은 완벽한 시스템이 아니라, 지금 당장 돌아가는 ‘단순하고 지속 가능한 자동화 구조’를 만드는 것입니다. 수작업 문서를 넘어서 조직의 흐름을 체계화하고 기록할 수 있는 구조로 바꿔야 합니다.
지금 바로 Google Form으로 첫 번째 결재 요청서를 만들어 보세요. 그 순간부터 조직은 한층 더 민첩하고 체계적으로 작동하기 시작합니다.