구글 드라이브 파일 요청 기능으로 외부 협력사 자료 수집하는 방법

linchpinist 2025. 7. 1. 22:45

목차

자료 수집은 관리되지 않으면 리스크가 된다
구글 드라이브 권한과 폴더 구조로 파일 수집 기반 만들기
Forms와 Script로 파일 제출 자동화 시스템 설계
협력사 파일 수집도 반복 없는 구조로 설계하라

자료 수집은 관리되지 않으면 리스크가 된다

: 이메일로 파일 받는 시대는 끝났다, 자동화된 수집 구조가 필요하다

기업과 조직이 외부 협력사, 프리랜서, 외주 파트너, 공급업체, 교육 기관, 고객 등 다양한 외부 주체와 협업할 때 반드시 발생하는 작업 중 하나는 파일 수집이다.
보고서, 견적서, 계약서, 포트폴리오, 작업 산출물, 교육 자료 등 다양한 유형의 파일이 오고 가지만, 아직도 많은 조직은 이메일 첨부를 통한 수동 수집 방식에 의존하고 있다.
이메일로 받은 파일은 검색이 어렵고, 파일 버전이 중복되며, 권한 설정이나 정리 기준이 없어 보안에도 취약하다. 파일명도 제각각이기 때문에 폴더 구조로 자동 정리하기 어렵고, 관리자의 리소스를 낭비하게 된다.
이러한 문제를 해결하기 위해 Google Workspace 사용자라면 반드시 활용해야 할 기능이 바로 구글 드라이브(Google Drive)를 기반으로 한 파일 요청 및 수집 시스템이다.
이번 글에서는 구글 드라이브와 폼, 스프레드시트, 자동화 스크립트를 활용해 외부 협력사로부터 파일을 체계적으로 수집하고 자동 정리하는 구조를 실무 중심으로 소개한다.
비개발자도 바로 적용할 수 있도록 폴더 권한 설정, 업로드 링크 배포, 파일명 자동 정리, 수집 알림 전송까지 단계별로 구성해 설명한다.

구글 드라이브 권한과 폴더 구조로 파일 수집 기반 만들기

: Google Drive 폴더 권한과 업로드 구조 설계하기

구글 드라이브는 기본적으로 파일을 올리는 주체가 Google 계정 사용자임을 전제로 하며, 파일을 수신하기 위해선 수집 대상자에게 업로드 권한 또는 양식을 제공해야 한다.
여기서는 협력사가 직접 파일을 업로드할 수 있도록 폴더 권한을 안전하게 부여하고, 파일이 자동 정리되도록 구조를 설계한다.

수집 전용 폴더 생성 및 권한 설정
Google Drive에서 ‘자료 수집’ 전용 폴더 생성
폴더 이름: [2025] 협력사 파일 수집 또는 외부자료_업로드함 등 명확하게 명명
폴더 공유 설정 > 링크 있는 모든 사용자에게 ‘편집자’ 권한 부여
→ 단, 권한 부여 시 업로드 가능하지만 수정/삭제가 어려운 조건 설정 필요

드라이브 업로드 권한의 주의점
편집 권한을 부여하면 삭제도 가능하므로, 원칙적으로 Google Forms 또는 Drive Uploader 폼 도구를 함께 활용해 제한적으로 업로드 받는 것을 추천
Google Workspace 계정이라면 드라이브 공유 제한 설정(Admin Console)에서 외부 업로드 제어 가능
협력사별 하위 폴더 구성
업로드 이후 수집 폴더 내에서 협력사명 기준 하위 폴더로 자동 이동하도록 준비

폴더 구조 예시:
외부자료_업로드함/
협력사A
협력사B
협력사C
파일명 규칙 안내
업로드 요청 시 이메일 본문 또는 안내문에 파일명 규칙 예시 명시:
[회사명][파일종류][날짜].pdf

예: KOREAENG_계약서_20250625.pdf

이 구조만 갖춰도 협력사는 번거롭게 이메일 첨부 없이 필요한 파일을 빠르게 업로드할 수 있고, 관리자는 폴더 정리와 보안 문제에서 자유로워질 수 있다.

Forms와 Script로 파일 제출 자동화 시스템 설계

: 파일 제출 양식 자동화 및 수집 후 알림 시스템 구성

앞서 설정한 업로드 폴더는 단순한 수동 수집 구조지만, Google Forms + Apps Script + Google Sheets를 조합하면 제출과 동시에 파일명 자동 정리, 제출 알림, 제출 이력 관리까지 자동화된 파일 수집 구조를 만들 수 있다.

Google Forms를 활용한 제출 양식 생성

폼 제목: 협력사 파일 제출 양식

필수 항목 예시:
회사명
담당자 이메일
업로드 파일 (Google Form의 파일 업로드 기능 사용)
파일 종류 선택 (견적서, 계약서, 작업 산출물 등)
제출일
폼 설정
응답자는 Google 계정 필요
업로드 파일은 Drive 내 지정 폴더에 자동 저장
저장 위치: Google Form > 설정 > 응답 저장 위치 선택
파일명 자동 변경 스크립트
App Script를 활용해 업로드된 파일의 이름을 제출 항목 기준으로 자동 수정 가능
예: 회사명_파일종류_날짜.pdf

javascript
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function renameUploadedFiles() {
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
  var lastRow = sheet.getLastRow();
  var row = sheet.getRange(lastRow, 1, 1, sheet.getLastColumn()).getValues()[0];

  var companyName = row[1];
  var fileType = row[3];
  var date = Utilities.formatDate(new Date(), "GMT+9", "yyyyMMdd");

  var folder = DriveApp.getFolderById("업로드된파일폴더_ID");
  var files = folder.getFiles();

  while (files.hasNext()) {
    var file = files.next();
    if (file.getName().indexOf("Untitled") !== -1) {
      var newName = companyName + "_" + fileType + "_" + date + ".pdf";
      file.setName(newName);
    }
  }
}
제출 알림 메일 자동 발송

javascript
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function sendAlertEmail() {
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
  var lastRow = sheet.getLastRow();
  var row = sheet.getRange(lastRow, 1, 1, sheet.getLastColumn()).getValues()[0];

  var company = row[1];
  var fileType = row[3];
  var email = "admin@example.com";

  var subject = company + "에서 " + fileType + "을 제출했습니다.";
  var body = "드라이브에서 파일을 확인하세요.";

  MailApp.sendEmail(email, subject, body);
}
Looker Studio 연동하여 제출 현황 실시간 대시보드화
제출 횟수, 제출 파일 종류별 분포, 미제출 협력사 현황 등 시각화
구글 시트 데이터를 연결하면 자동 업데이트 가능

이러한 구조를 도입하면 수동 확인과 이메일 정리 작업 없이, 협력사 자료 수집을 자동화, 정형화, 시각화할 수 있어 업무 효율이 크게 향상된다.

협력사 파일 수집도 반복 없는 구조로 설계하라

: 자료 수집도 시스템이 되어야 오류가 줄고 시간이 절약된다

파일을 수집하는 것은 단순한 업무처럼 보이지만, 반복적이고 구조화되지 않으면 막대한 시간과 리소스를 낭비하게 된다. 이메일 첨부 방식은 파일명, 폴더, 제출일 관리에 치명적인 비효율을 안기며, 협력사별 파일 정리와 검색의 어려움도 초래한다.
Google Workspace를 기반으로 Google Drive, Forms, Sheets, App Script를 활용하면 파일 수집 업무를 단순화하고 시스템화할 수 있다.
단순한 도구의 조합만으로도 조직의 대외 커뮤니케이션 흐름을 개선하고, 실무 담당자의 업무 스트레스를 줄이며, 파일 보관과 감사 대응에서도 안정성을 확보할 수 있다.
지금부터는 ‘받는 방식’이 아닌 ‘받게 만드는 구조’를 설계해야 한다.
자료를 요청하는 방식이 시스템화되면 조직의 협업력은 물론 외부 파트너와의 신뢰도도 높아진다.
오늘 하루 파일 요청 메일을 몇 통 보냈는지 확인해 보자. 그리고 그만큼의 시간을 줄일 수 있는 자동화 흐름을 지금부터 설계해 보는 것이 진짜 업무 혁신이다.