구글 스프레드시트로 거래처 리스트 및 발주 현황 관리하기

 

목차


거래처 데이터는 단순 명단이 아니라 전략 자산이다
거래처 리스트 관리용 구글 스프레드시트 설계 전략
발주 현황 추적과 자동화로 실시간 흐름 만들기
거래 정보는 자동화와 구조화로 품질이 결정된다

 

 

 

 

거래처 데이터는 단순 명단이 아니라 전략 자산이다

: 거래처 관리도 체계 없이는 오류와 누락이 반복된다

중소기업이나 스타트업, 소규모 조직의 경우 ERP나 CRM 시스템을 도입하기에는 예산이나 인력 면에서 부담이 크다. 하지만 그렇다고 거래처 관리와 발주 현황을 엑셀 파일로만 관리하다 보면, 파일이 중복되거나, 버전이 꼬이고, 담당자가 바뀌었을 때 데이터가 누락되는 등의 문제가 발생한다.
실제 현장에서는 거래처 연락처부터 주문 이력, 결제 조건, 출고 일정 등 다양한 정보를 실시간으로 확인해야 하고, 간단한 필터링이나 시각화도 필요하다. 이러한 요구를 만족시키면서도 쉽게 접근할 수 있는 대안이 바로 **Google Workspace의 구글 스프레드시트(Google Sheets)**이다.
Google Sheets는 단순한 표 계산 기능을 넘어 실시간 협업, 필터링, 조건부 서식, 데이터 검증, App Script 연동, Google Forms와의 통합 등 다양한 기능을 제공한다.
이번 글에서는 구글 스프레드시트를 활용해 거래처 리스트를 체계적으로 정리하고, 발주 현황을 실시간으로 추적하며, 자동화까지 연계하는 실무 사례 중심의 구성 전략을 단계별로 소개한다.

 

 

거래처 리스트 관리용 구글 스프레드시트 설계 전략

: 거래처 관리용 구글 스프레드시트 구성 방법

거래처 리스트는 단순한 명단이 아니라, 영업의 기초 데이터이며, 공급망과 커뮤니케이션의 핵심 자산이다. 따라서 이 리스트를 체계적으로 관리해야만 영업 전략, 결제 확인, 클레임 대응이 가능해진다.

거래처 리스트 기본 항목 구성
시트명: 거래처_리스트
열 구성 예시:
거래처명
담당자명
연락처
이메일
거래 시작일
등급 (A/B/C)
거래 상태 (활성/비활성)
메모
최근 발주일
누적 발주 금액
데이터 검증 기능 활용
등급 및 거래 상태는 드롭다운 메뉴로 구성
데이터 > 데이터 유효성 검사
입력 오류 방지 및 데이터 정합성 유지
연락처는 특정 패턴(숫자 11자리 등) 형식 제한 설정 가능
조건부 서식으로 상태 표시
‘비활성’ 거래처는 행 전체 회색 처리
‘A등급’은 녹색 표시, ‘C등급’은 붉은색 처리
메모가 비어 있는 경우 배경색 표시로 보완 요청 유도
필터 및 정렬
거래처명 가나다순, 누적 매출순, 최근 거래일 순 등 실시간 정렬 가능
고급 필터를 통해 특정 등급만 표시하거나 거래 중지 고객 필터링 가능
보기 전용 권한 분리
Google Workspace 계정 간 공유 권한 설정
영업팀: 편집 권한
회계팀: 보기 전용
팀별 맞춤 시트 구성: IMPORTRANGE 함수로 역할별 추출 가능

이 구조만 잘 정리해도 거래처 데이터를 관리하는 데 필요한 정확성, 접근성, 협업 효율성을 확보할 수 있다.

 

 

발주 현황 추적과 자동화로 실시간 흐름 만들기

: 발주 현황 추적 및 자동화 시스템 구성 전략

거래처 리스트가 기본 데이터라면, 발주 현황은 실질적인 영업 흐름을 보여주는 핵심 시트이다. 이를 통해 현재 어떤 거래처가 어떤 제품을 얼마나 주문했고, 출고 상태는 어떠하며, 결제가 되었는지까지 추적할 수 있어야 한다.

발주 현황 시트 구성
시트명: 발주_현황
열 구성 예시:
주문번호
거래처명 (데이터 유효성으로 연동)
품목
수량
단가
공급가액
세액
총액
발주일
출고일
출고상태 (대기/출고완료)
결제상태 (미수금/완납)
시트 간 데이터 연결
거래처명 클릭 시 거래처 시트로 이동 (HYPERLINK 함수 활용)
발주 현황에서 거래처별 누적 금액 계산하여 거래처 시트에 자동 업데이트 (QUERY + SUMIF)
자동 계산 및 시각화
출고율 계산: 출고완료 건수 / 전체 건수
미수금 합계 계산
Google Sheets 내 차트 기능으로
월별 발주 건수 추이
거래처별 매출 Top 10 시각화
미결제 금액 차트
Google Form과 연동하여 발주 등록 자동화
영업 담당자가 Google Form을 통해 발주 입력

양식 항목: 거래처, 품목, 수량 등
응답은 Google Sheets로 자동 저장
App Script로 입력 데이터 검증 및 시트 정리 자동화
알림 자동화 시스템

App Script 활용 예시:
출고일이 오늘인 건 → 담당자에게 메일 전송
결제일 기준 7일 이상 미납 → 회계팀에 자동 경고 메일

javascript
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function alertOverduePayments() {
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("발주_현황");
  var data = sheet.getDataRange().getValues();
  var today = new Date();

  for (var i = 1; i < data.length; i++) {
    var payment = data[i][11];
    var orderDate = new Date(data[i][8]);

    if (payment === "미수금" && (today - orderDate) / (1000 * 60 * 60 * 24) > 7) {
      MailApp.sendEmail("accounting@example.com", "미수금 발생", "해당 거래처 결제 지연: " + data[i][1]);
    }
  }
}
공유 및 이력 관리
버전 기록 기능으로 모든 변경 내용 추적
공유 설정 시 ‘댓글만 가능’ 옵션 활용하여 승인자 피드백 수렴
특정 열에만 편집 권한 부여하는 Add-on 사용 가능 (예: Sheet Protection Tools)

이 구조를 활용하면 발주 관리가 단순 데이터 입력에서 벗어나, 실시간 현황 파악, 미수금 경고, 출고 통제, 내부 보고서 자동화까지 이어지는 구조가 완성된다.

 

 

거래 정보는 자동화와 구조화로 품질이 결정된다

:거래처와 발주는 정리되지 않으면 신뢰를 잃는다

거래처 정보는 단순 연락처 리스트가 아니라, 기업의 수익을 만드는 자산이며, 발주는 매출로 이어지는 핵심 활동이다. 이 두 요소를 정확하게 정리하고, 실시간으로 추적하며, 자동화하는 것이 기업의 기본 경쟁력을 만드는 기반이다.
Google Workspace 환경에서는 Google Sheets를 활용해 수백 개의 거래처 데이터를 체계적으로 정리할 수 있고, 발주 현황을 시각화하며, 후속 작업까지 자동화할 수 있다.
단순 엑셀을 넘어서 협업, 공유, 자동화까지 가능한 스프레드시트는 거래 데이터 관리에 필요한 유연성과 기능을 모두 갖춘 도구다.
이제는 복잡한 시스템 없이도 거래처와 발주 데이터를 통합 관리하고, 필요한 분석을 실시간으로 생성하며, 반복 업무를 줄일 수 있는 기반을 만들 수 있다.
지금 당신의 거래처 파일이 정리되지 않았다면, Google Sheets로 새로운 거래관리 시트를 시작해 보자.
정확한 데이터 관리가 조직의 신뢰도, 대응력, 성과까지 바꿔놓게 될 것이다.