구글 워크스페이스 + 재피어를 활용한 외부 툴 통합 자동화 전략

목차

업무 자동화의 핵심은 연결성이다
Zapier와 Google Workspace 연동 구조 설계하기
실무 자동화 시나리오와 고급 통합 전략
반복 없는 구조가 진짜 생산성을 만든다

 

 

업무 자동화의 핵심은 연결성이다

: 업무 자동화의 핵심은 '툴 간 연결'이다

디지털 협업 시대에 다양한 SaaS(서비스형 소프트웨어) 도구를 사용하는 것은 당연한 일이 되었다. Google Workspace만 해도 Gmail, Calendar, Docs, Sheets, Drive 등 강력한 협업 도구들을 제공하고 있으며, 여기에 Notion, Slack, Trello, Typeform, Mailchimp 등 다른 플랫폼들도 각자의 강점으로 함께 사용되고 있다.
그러나 문제는 여기서 발생한다. 툴이 많아질수록 사람은 그 사이를 연결하는 역할을 하게 되며, 반복적이고 수동적인 작업이 늘어나게 된다.
예를 들어, Google Forms로 접수된 설문을 Typeform으로 이관하거나, Google Sheets에 기록된 고객 정보를 Mailchimp로 옮기는 작업은 대부분 사람이 하고 있다.
이러한 흐름을 자동으로 연결하는 것이 바로 Zapier다.
Zapier는 코딩 없이도 다양한 앱을 연결하고, 특정 조건에 따라 자동화된 작업을 실행할 수 있는 노코드(No-Code) 자동화 도구로, Google Workspace와 매우 강력한 연동성을 제공한다.
이번 글에서는 Google Workspace와 Zapier를 연동하여 툴 간 데이터 흐름을 자동화하고, 반복 작업을 제거하는 실무 중심 통합 전략을 소개한다.

 

 

Zapier와 Google Workspace 연동 구조 설계하기

: Zapier와 Google Workspace의 연결 구조 이해하기

Zapier는 ‘Trigger(트리거)’와 ‘Action(작업)’이라는 간단한 구조로 자동화를 설계한다. Google Workspace는 다양한 앱을 통해 이 구조에 자연스럽게 대응되며, 특히 Gmail, Google Sheets, Forms, Drive와의 연동이 자주 활용된다.

a. 기본 개념: Zap = Trigger + Action
Trigger: 특정 조건 발생 (예: Google Form 제출됨)
Action: 자동 실행되는 작업 (예: Gmail로 알림 전송, Google Sheet에 데이터 입력)
Zapier 대시보드에서 누구나 마우스 클릭만으로 설정 가능

b. Google Workspace 주요 연동 앱
Google 앱 Zapier 사용 예시
Google Sheets 다른 앱의 데이터를 행으로 추가 / 읽기 / 수정
Gmail 자동 이메일 발송 / 첨부파일 수신 처리
Google Forms 응답 발생 시 외부 앱 트리거 실행
Google Calendar 일정 생성 / 리마인드 전송 / 일정 변경 감지
Google Drive 파일 생성 시 복사 / 외부 저장소로 전송

c. 사용 환경 설정
Zapier에 Google 계정 연결
각 앱별 API 권한 승인
예시: Google Drive → "읽기/쓰기 권한", Gmail → "메일 전송 권한" 등
Gmail 서명, 발신자 주소 등 기본 설정 완료

 

d. Zapier 무료/유료 차이
무료 요금제: 월 100 Task 이하, 15분 딜레이
유료 요금제: 실시간 실행, 멀티 단계(Zap 안에 여러 Action), 조건 분기(IF 기능) 사용 가능
이런 구조를 바탕으로, 실무에서 반복되는 작업을 자동으로 처리하는 '툴 간 연결 흐름'을 설계할 수 있게 되는 것이 Zapier의 가장 큰 장점이다.

 

 

실무 자동화 시나리오와 고급 통합 전략

: 실무 자동화 시나리오 4가지 및 고급 통합 전략

Google Workspace와 Zapier의 조합은 다양한 실무에 적용할 수 있다. 특히 반복적인 입력, 메일 작성, 파일 저장, 외부 연동과 같은 작업에 매우 강력한 자동화 효과를 준다.

시나리오 a: Google Forms → Google Sheets → Slack 자동 알림
Trigger: Google Forms 응답 제출
Action a: Google Sheets에 응답 자동 저장
Action b: Slack에 실시간 알림 발송 (예: “신규 문의 접수됨”)
활용: 고객 문의, 제안 접수, 사내 설문 결과 공유 등

시나리오 b: Google Sheets 신규 행 추가 → Gmail 자동 발송
Trigger: Google Sheets에 새로운 행이 추가될 때
Action: 해당 행의 데이터로 자동 이메일 전송 (Gmail)
활용: 신규 고객 등록 시 환영 메일 발송, 견적 요청 자동 회신 등
확장: 조건문 추가하여 특정 부서 메일만 전송 가능

시나리오 c: Google Drive 폴더에 파일 추가 → Notion 페이지 생성
Trigger: 특정 Drive 폴더에 PDF 파일 추가
Action: Notion에 새 페이지 생성 + 링크 삽입
활용: 제안서, 계약서, 회의록 저장 → 자동 문서 인덱싱화

시나리오 d: Google Calendar 일정 → Zoom 회의 자동 생성
Trigger: Google Calendar에서 ‘회의’ 일정 생성
Action: Zoom 회의 링크 자동 생성 및 캘린더에 링크 추가
활용: 마케팅팀, 영업팀의 외부 미팅 자동화

고급 전략 a: 멀티-Step Zap 설계
예: Form → Sheets 저장 → 승인자 메일 전송 → 승인 시 Drive에 PDF 저장
조건문(IF) 삽입 → ‘부서별 메일 발송’, ‘카테고리별 분류’ 등 정교화 가능

 

고급 전략 b: Zapier + Google Apps Script 연동
apier에서 Apps Script Webhook 호출 → 복잡한 계산, 문서 생성 등 처리
예시: 승인된 요청서 → Apps Script 통해 Docs 템플릿 생성 → PDF 저장 → 메일 발송

 

고급 전략 c: Google Chat 또는 슬랙 통합
Zapier에서 특정 조건 발생 시 실시간 메신저 알림
예: 연차 신청 폼 접수 → Google Chat 채널에 자동 알림 전송

이러한 전략을 적용하면 툴 간 데이터 이동을 수작업 없이 자동화할 수 있으며, 인적 오류를 줄이고 전체 워크플로우 속도를 극대화할 수 있다.

 

 

반복 없는 구조가 진짜 생산성을 만든다

: 반복 작업 없는 협업 구조가 진짜 생산성이다

많은 조직이 Google Workspace를 활용하면서도 반복적인 작업을 여전히 사람이 처리하고 있다. 업무 자동화는 단순한 편리함이 아니라, 집중해야 할 일에 집중할 수 있게 만드는 구조의 재설계다.
Zapier는 Google Workspace에 부족한 연결성과 외부 앱 통합 기능을 보완해주는 강력한 도구다. 노코드 환경에서 누구나 사용할 수 있고, 복잡한 프로세스를 손쉽게 자동화할 수 있다.
이제는 새로운 앱을 도입하는 것보다, 기존 앱을 잘 연결하는 것이 디지털 업무 혁신의 핵심이다.
Google Sheets, Forms, Drive, Gmail, Calendar 등 익숙한 도구들이 Zapier를 통해 외부 툴과 매끄럽게 연결되면, 업무는 더 이상 분절되지 않고 하나의 흐름 안에서 자연스럽게 흘러가게 된다.
오늘부터 반복 작업이 있다면 Zapier를 한 번 열어보자.
클릭 몇 번이면 업무 하나가 자동으로 움직이기 시작할 것이다.