구글 드라이브 공유드라이브 구조 설계로 사내 문서 체계 정비하는 방법

 

목차

정보는 정리되지 않으면 자산이 아니다
공유드라이브 구조 설계를 위한 핵심 원칙 
실무 흐름과 연결된 자동화 및 권한 전략
문서도 흐름과 체계를 갖출 때 업무가 쉬워진다

 

 

정보는 정리되지 않으면 자산이 아니다

: 문서는 많지만 정리가 안 되면 정보가 아닌 부담이 된다

많은 중소기업과 스타트업은 Google Workspace를 도입해 업무 효율을 높이고 있다. 그중에서도 Google Drive는 가장 널리 쓰이는 도구로, 실시간 문서 협업과 파일 보관, 공유에 핵심적인 역할을 한다.
하지만 대부분의 조직은 시간이 지날수록 Google Drive 내부가 복잡해지고, 문서가 중복되거나, 이름이 정리되지 않거나, 권한이 뒤섞여 혼란스러운 상태로 방치되는 경우가 많다.
특히 '내 드라이브'와 '공유드라이브'를 혼용하거나, 담당자 퇴사로 인해 문서 소유권이 사라지는 상황은 빈번히 발생한다.
Google Workspace는 이런 문제를 해결하기 위해 '공유드라이브(Shared Drives)' 기능을 제공하고 있다.
공유드라이브를 체계적으로 설계하고 적용하면 사내 전체 문서가 업무 기준에 따라 구조화되고, 권한, 접근성, 백업, 보안 모두가 자동으로 통제되는 효율적 문서 관리 체계가 만들어진다.
이번 글에서는 Google Drive 공유드라이브를 기반으로 사내 문서 체계를 어떻게 설계하고, 부서별, 프로젝트별로 분류하며, 자동화와 권한 설정까지 포함한 실무형 문서 관리 시스템을 단계별로 구축하는 방법을 소개한다.

 

 

공유드라이브 구조 설계를 위한 핵심 원칙 

: 공유드라이브는 Google Workspace 전용 기능으로, 문서 소유권이 사용자 개인이 아닌 조직에 귀속된다. 이 구조 덕분에 퇴사, 이직, 인사 이동이 있어도 문서가 사라지지 않고 조직 내에 안전하게 보관된다.

a. 공유드라이브의 주요 특징
조직(도메인)이 소유권을 가짐
멤버별 접근 권한 세분화 가능 (읽기 / 댓글 / 편집 / 관리자)
문서가 '내 드라이브'에 있지 않아도 사용자 간 공유 가능
검색 최적화: 드라이브 전체를 통합 검색 가능
파일 삭제 시 관리자만 복원 가능 → 실수로 인한 삭제 방지

b. 사내 문서 관리 기준 설정
공유드라이브를 효과적으로 설계하기 위해선 다음 기준이 필요하다.
업무 분류 기준: 부서, 기능, 프로젝트, 연도 등
보존 기준: 문서 중요도에 따라 장기 보관 or 일정 기간 후 삭제
접근 권한 기준: 사내 모든 인원 / 특정 부서 / 관리자 한정
버전 관리 기준: 변경 내역 추적, 최종본 구분 방식 명확화

c. 공유드라이브 폴더 설계 예시
드라이브명 설명 권한 설정
01_회사운영 사내 정책, 공지사항, 연차 안내 등 전직원 보기 가능
02_재무회계 회계자료, 세금계산서, 급여 경영지원팀만 보기/편집
03_프로젝트A 특정 프로젝트 산출물 및 기록 참여자 전원 편집 가능
04_고객관리 계약서, 제안서, 상담 이력 등 영업팀 보기, 팀장 편집
05_디자인자료 브랜드 디자인, 산출물 디자인팀 편집, 타부서 보기

d. 명확한 폴더 네이밍 규칙
드라이브명은 숫자+기능 조합 (정렬성과 가독성 향상)
하위 폴더는 연도/분기/작업단위 등으로 구분
예: 2024_Q1 / 견적서 / 최종본 / 회의록
문서명에는 날짜, 문서명, 버전 구분 포함
예: 2024-06-전략보고서-v2

이러한 구조화가 되어야 구성원 누구든 필요한 문서를 쉽게 찾고, 권한 충돌이나 보안 이슈 없이 업무에 집중할 수 있는 기반이 마련된다.

 

 

실무 흐름과 연결된 자동화 및 권한 전략

: 실무 적용 예시와 권한 설정 자동화 전략

공유드라이브를 단순한 폴더 정리에 그치지 않고, 조직 운영에 실질적으로 활용하기 위해서는 실무 흐름과 연결된 자동화와 권한 관리 전략이 필요하다.

a. 신규 입사자 온보딩 시 자동 공유
신규 입사 시, Google 그룹스 또는 조직 단위(OU) 기준 자동 드라이브 권한 부여
예: 마케팅팀에 배정된 직원 → 03_마케팅 공유드라이브 자동 편집 권한
활용 툴: Google Admin Console + 그룹스

b. 프로젝트 종료 후 문서 보존 전략
프로젝트 완료 시 ‘보존’ 폴더로 이동
자동화 스크립트로 1년 후 파일 삭제 예정 알림 전송
드라이브 정리 주기를 반기 또는 분기로 정해 운영

c. 외부 사용자와의 안전한 문서 공유
특정 드라이브는 외부 공유 허용 (예: 제휴사와의 협업 공간)
공유 링크 제한: 로그인 사용자만 / 읽기 전용 / 다운로드 차단
외부 사용자에게 문서 업로드 요청 시, 파일 요청 기능 활용

d. 공유 문서 변경 알림 자동화
특정 폴더 안 문서가 수정되면 관리자에게 이메일 자동 발송
예: ‘계약서 폴더’ 안 파일이 수정되면, 법무 담당자에게 알림 전송
활용 도구: Google Apps Script

javascript
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function checkFolderUpdates() {
  var folder = DriveApp.getFolderById("폴더_ID");
  var files = folder.getFiles();
  var today = new Date();

  while (files.hasNext()) {
    var file = files.next();
    var lastUpdated = file.getLastUpdated();
    var diff = (today - lastUpdated) / (1000 * 60 * 60 * 24);

    if (diff < 1) {
      MailApp.sendEmail("legal@company.com", "계약서 변경 알림", file.getName() + " 문서가 수정되었습니다.");
    }
  }
}
e. 실무 문서 흐름 예시: 제안서 작성 및 승인
제안서 초안은 ‘03_프로젝트’ 드라이브에 생성
최종 검토 후 ‘05_고객관리 > 제안서 > 최종본’ 폴더로 이동
관리자 승인 시 승인 도장 이미지 자동 삽입 (Apps Script 활용)
이력 기록 시트에 자동 로그 기록

f.. 검색 최적화 팁
문서 내 키워드 포함 → 검색 가능성 높임
문서 제목/본문/댓글에 프로젝트명, 날짜 삽입
문서 유형별 태그 통일 (ex: #기획안, #제안서, #계약서)

이런 구조로 운영하면 Google Drive가 단순한 파일 보관소를 넘어서, 전체 문서의 흐름과 책임 구조가 명확해지는 ‘업무 문서 플랫폼’으로 발전하게 된다.

 

 

문서도 흐름과 체계를 갖출 때 업무가 쉬워진다

: 문서도 흐름이 있어야 체계가 된다

정보는 많지만, 정리되지 않은 정보는 오히려 혼란을 만든다.
Google Drive 공유드라이브는 단순한 저장소가 아니라, 문서의 책임, 접근 권한, 보존 정책을 체계화할 수 있는 기반 인프라다.
사람이 바뀌어도 문서는 사라지지 않아야 하고, 누가 어떤 문서를 언제까지 보고 수정할 수 있는지 명확해야 하며, 문서가 어떤 흐름으로 작성되고 검토되었는지도 추적 가능해야 한다.
이번에 소개한 구조대로 공유드라이브를 재정비하고 폴더를 재설계한다면, Google Workspace 환경에서도 기업 수준의 문서 관리 체계를 구현할 수 있다.
업무에 집중하기 위해서는 문서를 찾는 시간보다 문서를 읽는 시간이 많아야 한다.
오늘부터라도 공유드라이브를 업무 기준으로 정비하고, 문서가 자연스럽게 흐르는 구조를 만들어보자.
그것이야말로 협업의 본질이자, 관리의 시작이다.