구글 시트로 업무 요청 템플릿 자동화 시스템 구축하기

목차

업무 요청은 흐름과 구조로 관리해야 한다
Google Sheets 템플릿 구성과 Form 연동 방식
상태 알림과 자동화된 처리 흐름 만들기
요청을 체계화하면 팀이 더 잘 움직인다

 

 

업무 요청은 흐름과 구조로 관리해야 한다

: 업무 요청은 명확하고 반복 가능해야 효율적이다

어느 조직에서나 업무 요청은 매일 발생하는데 누군가는 디자인팀에 요청서를 보내고, 누군가는 개발팀에 기능 추가를 요청하며, 다른 누군가는 회계팀에 비용 처리 요청을 한다. 그러나 이러한 업무 요청은 대부분 이메일, 메신저, 또는 구두로 전달되며, 그로 인해 요청 내용 누락, 요청 시점 혼선, 중복 처리, 요청자-담당자 간 책임 분산 문제가 반복적으로 발생한다.

특히 요청의 양이 많아질수록 담당자는 어떤 요청이 어디까지 진행됐는지, 어떤 요청이 아직 대기 중인지 알 수 없어 업무 흐름의 병목 현상이 생기고, 최종 결과물의 품질이나 마감 기한도 영향을 받는다.

이 문제를 해결하는 가장 현실적이고 단순한 방법은 업무 요청 양식을 표준화하고, 접수부터 상태 관리, 자동 알림, 완료 처리까지 하나의 구조 안에서 관리하는 것이다. Google Workspace 사용자라면 복잡한 외부 솔루션 없이도 Google Sheets 하나만으로 업무 요청 관리 시스템을 자동화할 수 있다.

이번 글에서는 Google Sheets를 활용해 팀 내외부에서 반복적으로 발생하는 요청을 접수 → 상태 분류 → 자동 메일 알림 → 담당자 할당 → 완료 기록까지 전체 흐름을 자동화하는 실무형 템플릿 시스템으로 만드는 방법을 소개한다. 이 시스템은 모든 팀에서 반복되는 요청 작업을 체계화하여, 요청자와 처리자 모두가 명확한 기준과 흐름 속에서 일할 수 있게 해줄 것이다.

 

 

Google Sheets 템플릿 구성과 Form 연동 방식

: Google Sheets 업무 요청 템플릿의 핵심 구조 설계하기

Google Sheets는 단순한 스프레드시트 이상의 기능을 제공하며, 데이터 입력, 상태 관리, 필터링, 조건부 서식, 스크립트 자동화까지 업무 요청 관리에 필요한 기능을 거의 모두 갖추고 있다.

a. 기본 시트 구성 방식
Google Sheets로 업무 요청 템플릿을 만들기 위해서는 다음과 같은 열(컬럼) 구성이 필요하다.
요청일자 요청자명 부서 요청유형 상세내용 우선순위 담당자 상태 처리일자 비고
요청일자: 자동으로 입력되도록 설정
요청자명/부서: Forms 연동 또는 수기 입력 가능
요청유형: 드롭다운으로 "디자인", "개발", "운영", "회계" 등 항목 지정
상세내용: 요청 상세 내용 작성
우선순위: 낮음/보통/높음으로 드롭다운 설정
담당자: 처리 담당자 할당
상태: "대기", "처리중", "완료", "보류" 등
처리일자: 완료 처리 시 자동으로 기록되도록 설정
비고: 요청 관련 특이사항

b. Google Forms와 연동해 요청 자동 입력 받기
요청 접수를 자동화하려면 Google Forms를 통해 접수하는 방식이 가장 편리하다. Forms 항목과 Sheets 열을 1:1로 매칭하면, 외부/내부 요청자가 Form을 통해 요청을 제출하면 자동으로 Sheets에 반영된다.

Forms 필드 예:
요청자 이메일 (자동 수집)
부서 (드롭다운)
요청유형
상세내용 (장문형)
우선순위
Sheets에 자동으로 데이터 입력 → 담당자와 상태 열은 사내 담당자가 관리

c. 상태별 요청 자동 색상 강조
요청 상태가 많아지면 우선순위 파악이 어렵다. 이를 해결하기 위해 조건부 서식을 활용한다.

조건부 서식 예시:
상태가 "대기"이면 노란색 강조
"처리중"이면 파란색
"완료"이면 회색
"보류"이면 빨간색

이렇게 설정하면 담당자가 한눈에 어떤 요청이 어떤 상태인지 시각적으로 구분할 수 있다.

d. 담당자별 필터 보기 권한 설정
Sheets에서 필터 보기 기능을 활용하면, 각 담당자가 자신에게 할당된 요청만 볼 수 있게 설정할 수 있다. 담당자 열 기준으로 필터를 고정하거나, Google Apps Script로 필터 보기 링크를 메일로 자동 전송하는 구조도 가능하다.

 

 

상태 알림과 자동화된 처리 흐름 만들기

: 자동화된 알림 + 완료 기록 시스템까지 확장하기

기본 요청 양식이 구성되었다면, 이제는 그 흐름을 자동화하여 요청의 수명주기 전체를 시스템으로 관리할 수 있다.

a. 상태 변경 시 자동 알림 기능 구현
Apps Script를 활용하면, 상태가 변경될 때 자동으로 요청자 또는 담당자에게 메일을 보낼 수 있다.

javascript
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function notifyStatusChange() {
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("요청현황");
  const data = sheet.getDataRange().getValues();

  for (let i = 1; i < data.length; i++) {
    const status = data[i][7]; // 상태 열
    const notified = data[i][10]; // 알림 여부 (Y/N)
    const email = data[i][0]; // 요청자 이메일

    if (status === "완료" && notified !== "Y") {
      MailApp.sendEmail(email, "업무 요청이 완료되었습니다", "요청하신 작업이 완료 처리되었습니다.");
      sheet.getRange(i + 1, 11).setValue("Y");
    }
  }
}
상태가 ‘완료’로 바뀌면 요청자에게 자동으로 이메일 발송

중복 알림 방지를 위해 별도 열에 발송 여부 저장

b. 처리일자 자동 기록
스크립트를 활용하여 상태가 ‘완료’로 변경되면 처리일자가 자동으로 기록되게 만들 수 있다.

javascript
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function updateCompleteDate() {
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("요청현황");
  const data = sheet.getDataRange().getValues();

  for (let i = 1; i < data.length; i++) {
    const status = data[i][7];
    const completeDate = data[i][8];

    if (status === "완료" && completeDate === "") {
      sheet.getRange(i + 1, 9).setValue(new Date());
    }
  }
}
c. 월별 요청 통계 자동 집계
Google Sheets의 피벗 테이블 또는 QUERY 함수로 요청 유형, 부서, 우선순위별 통계를 자동 계산
예: =QUERY(A2:I, "select E, count(E) where H = '완료' group by E", 1) → 완료된 요청 유형별 개수

이 통계는 경영진 보고용 자료로도 활용할 수 있고, Google Slides 또는 Looker Studio와 연동해 대시보드로 시각화할 수 있다.

 

 

요청을 체계화하면 팀이 더 잘 움직인다

: 요청도 흐름이 있어야 책임과 효율이 생긴다

업무 요청이 비공식적이거나 비표준화된 상태로 계속된다면, 조직은 점점 피로해지고 일의 우선순위는 흐려진다.
Google Sheets는 단순히 데이터를 적는 도구를 넘어서, 요청 접수 → 상태 관리 → 알림 → 기록 → 통계까지 업무 요청의 모든 흐름을 체계화할 수 있는 실무 자동화 플랫폼이 될 수 있고 특히 Google Forms, Gmail, Apps Script를 결합하면 별도의 프로젝트 관리 툴 없이도 중소기업과 스타트업이 요청 중심의 협업 구조를 완성할 수 있다.
지금 바로 요청 양식을 만들어보고, 반복되는 요청을 구조로 바꿔보자.
그 흐름이 정리되는 순간부터 팀은 일에 집중하고, 요청자는 신뢰를 얻게 된다.