구글 드라이브 + 폼으로 사내 공지 전달 및 확인 체크 시스템 구축하기

 

목차

공지는 전달이 아니라 확인까지 되어야 완성된다
Google Drive와 Forms 기반 공지 시스템 설계
확인 체크 자동화 및 알림 리마인드 구성
시스템이 있으면 공지도 기록이 된다

 

 

공지는 전달이 아니라 확인까지 되어야 완성된다

: 공지는 전달이 아니라 ‘확인’까지 되어야 의미가 있다

사내에서 공지를 작성하고 전달하는 일은 생각보다 자주 발생한다.
인사 정책 변경, 연차 사용 기준, 보안 규정, 조직 개편, 교육 일정, 시스템 점검 등 모든 업무의 흐름 속에는 반드시 공지가 포함된다.
그러나 많은 조직에서 공지사항은 이메일 한 통 또는 게시판 글로 끝나며, 직원이 실제로 읽었는지, 이해했는지, 확인했는지 파악하기 어렵다.
그 결과, "몰랐습니다", "공지 못 받았습니다", "메일 안 왔어요"와 같은 문제가 발생하고, 이는 단순한 커뮤니케이션 오류를 넘어 업무 지연, 정책 미이행, 규정 위반 등의 문제로 이어질 수 있다.

이러한 상황을 방지하기 위해서는 공지를 전달하는 것에 그치지 않고, 직원이 실제로 확인했는지를 추적하고, 기록으로 남길 수 있는 구조가 필요하다.
Google Workspace 환경에서는 Google Drive와 Google Forms를 결합하여 공지 문서를 전사에 배포하고, 확인 여부를 수집하며, 이력을 자동으로 기록하는 시스템을 손쉽게 구축할 수 있다.

이번 글에서는 Google Drive를 통해 공지 문서를 업로드하고, Google Forms로 확인 체크를 받고, Sheets와 Apps Script로 확인 여부를 추적하는 실전형 시스템 구축 방법을 설명한다.
이 시스템을 활용하면 조직은 공지 전달을 ‘기록 가능한 커뮤니케이션’으로 전환할 수 있고, 구성원은 모든 공지를 놓치지 않고 처리할 수 있다.

 

 

Google Drive와 Forms 기반 공지 시스템 설계

: Google Drive를 중심으로 공지 문서 전달 구조 설계

사내 공지를 공식적으로 전달하려면 그 내용을 PDF나 문서 형태로 저장하고, 조직 전체에 동일하게 공유하는 구조가 가장 이상적이다. 이때 Google Drive를 활용하면 효율적인 버전 관리와 공유 설정이 가능하다.

a. 공지 문서 작성 및 업로드
문서 형식: Google Docs 또는 PDF
예시 제목: 2024년_상반기_복무규정_공지.pdf
Google Drive > 공지사항 전용 폴더 생성 (예: /공지/2024)
관리자만 편집 가능, 구성원은 보기만 가능하게 공유 설정
문서 공유 링크는 확인 응답을 받기 위한 Google Forms에 삽입

b. 공지 확인용 Google Forms 구성
Forms 제목: [공지 확인] 2024년 상반기 복무 규정
필수 항목:
이름 또는 이메일 (로그 추적용)
부서 선택 (드롭다운)
공지 확인 여부 (단일 선택): "네, 확인했습니다."
문서 내용 중 이해되지 않는 부분이 있습니까? (선택형 질문)
확인 일시: Google Sheets에서 자동 기록
상단 설명 문구에 공지 문서 링크 삽입
예: [공지문서 열기](https://drive.google.com/file/d/공지문서ID/view)

c. 응답 결과 Google Sheets 자동 연동
Forms에 응답이 들어오면 자동으로 Sheets에 기록되며, 관리자는 실시간으로 다음 정보를 확인할 수 있다.
제출시간 이메일 부서 확인여부 의견 확인상태
확인상태는 “확인 완료” 또는 “미확인”으로 Apps Script에서 자동 표시

d. 조건부 서식으로 미확인자 시각화
“확인여부”가 비어 있거나 “아니오”일 경우 행을 빨간색으로 강조
“확인했습니다”일 경우 초록색 강조
미응답자 리스트 자동 추출 가능

이렇게 구성하면 단순한 공지 전달을 넘어서, 누가 언제 확인했는지 명확한 추적이 가능한 공지 시스템을 만들 수 있다.

 

 

확인 체크 자동화 및 알림 리마인드 구성

: 확인 체크 시스템 자동화 및 리마인드 전략

기본 구조가 갖춰졌다면, 이제는 이를 더 자동화하여 알림, 통계, 미확인자 추적, 재전송 기능까지 갖춘 고급 공지 확인 시스템으로 확장할 수 있다.

a. 확인 여부 자동 상태 표시 스크립트
javascript
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function updateConfirmStatus() {
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("응답결과");
  const data = sheet.getDataRange().getValues();

  for (let i = 1; i < data.length; i++) {
    const confirmed = data[i][3];
    const statusCell = sheet.getRange(i + 1, 6);

    if (confirmed === "네, 확인했습니다.") {
      statusCell.setValue("확인 완료");
    } else {
      statusCell.setValue("미확인");
    }
  }
}

매일 새벽 1시 자동 실행 트리거 설정
확인상태 열 자동 업데이트

b. 미확인자 이메일 자동 리마인드
Google Workspace의 Groups 또는 사내 이메일 리스트를 활용하면, 미확인자에게 자동으로 공지 확인 요청 메일을 보낼 수 있다.

javascript
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function sendReminderToUnconfirmed() {
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("응답결과");
  const data = sheet.getDataRange().getValues();

  for (let i = 1; i < data.length; i++) {
    const email = data[i][1];
    const status = data[i][5];

    if (status === "미확인") {
      MailApp.sendEmail(email, "[공지 미확인 알림]", "공지 내용을 아직 확인하지 않으셨습니다. 아래 링크에서 확인해주세요.");
    }
  }
}

c. Google Slides 보고서 자동 생성
확인율, 부서별 확인 현황을 차트로 만들고 Google Slides에 자동 삽입하여 관리자 보고서로 활용 가능
확인자 수 / 미확인자 수 파이 차트
부서별 확인률 막대 그래프
시간대별 응답 패턴

d. 재공지 및 문서 업데이트 시 리버전 적용
공지 문서가 수정될 경우 문서 이름에 버전 추가 (v2, 최종본, 2024.07 업데이트)
새로운 Google Form 생성 또는 기존 응답 리셋 후 재공지
이전 응답 데이터는 별도 시트로 백업

이렇게 구성하면, 공지 확인 시스템은 일회성이 아닌, 지속적인 조직 커뮤니케이션 관리 도구로 확장될 수 있다.

 

 

시스템이 있으면 공지도 기록이 된다

: 확인 가능한 공지만이 효율적인 소통을 만든다

조직이 클수록 공지는 단순한 전달을 넘어서 정책과 문화를 안내하는 수단이 된다.
Google Drive와 Forms를 활용한 공지 확인 시스템은 누구나 접근 가능하고, 사용법이 익숙한 도구를 기반으로 하기 때문에 빠른 도입과 실효성을 갖춘다.
무엇보다 이 시스템은 공지 사항을 “전했다”는 사실뿐 아니라, “확인되었고 이해되었다”는 상태까지 시스템적으로 추적할 수 있게 해준다.
지금부터 조직 내 중요한 공지를 메일로만 보내지 말고, Forms 기반 확인 시스템을 함께 구성해 보자.
그 하나의 구조가 조직 내 커뮤니케이션을 더 책임감 있고 명확하게 만들어 줄 것이다.