구글 드라이브 + G mail 자동화로 고객 제출 자료 정리 시스템 구축하기

 

목차

고객 자료 정리, 수동으로 하면 반드시 틀린다
고객 제출 자료 관리 흐름을 구조화하기
Apps Script로 자동화 시스템 구축하기
자동화는 수작업을 없애는 것이

 

 

고객 자료 정리, 수동으로 하면 반드시 틀린다

많은 기업이 고객으로부터 다양한 형태의 자료를 이메일로 전달받는다. 견적 요청, 계약서, 포트폴리오, 신청서, 증빙자료 등 유형도 다양하고 제출 양식도 제각각이다. 문제는 이런 자료들이 대부분 이메일로 흩어져 들어오기 때문에, 정리·보관·관리하는 데에 많은 시간과 인력이 소요된다는 점이다. 특히 제출 기한을 놓치거나, 중복 확인을 못 하거나, 누락되는 문제가 반복되면 신뢰도에도 영향을 준다.

이러한 반복적이고 구조화되지 않은 업무는 자동화 대상 1순위다. Google Workspace를 기반으로 Google Drive와 Gmail을 연동하면, 고객이 보낸 자료를 자동으로 특정 폴더에 저장하고, 규칙에 따라 정리하는 시스템을 손쉽게 구현할 수 있다. 수작업을 줄이고 업무 정확도를 높이며, 자료 누락을 원천적으로 차단하는 것이 가능하다.

이 글에서는 Gmail에서 수신한 첨부파일을 자동으로 Google Drive에 저장하고, 폴더별로 자동 분류하는 구조를 설계한다. Apps Script를 활용해 Gmail, Drive API를 연결하고, 실시간 트리거까지 설정하는 실전형 시스템 구축 방식을 다룬다. 단순 자동 저장이 아니라, 업무 흐름에 최적화된 ‘고객 제출 자료 관리 시스템’을 직접 만들 수 있도록 돕는 것을 목표로 한다.

 

 

고객 제출 자료 관리 흐름을 구조화하기

자동화를 위한 핵심은 '자료가 도착하는 경로', '정리되는 기준', '보관되는 위치'를 명확하게 정하는 것이다. 대부분의 고객 자료는 Gmail을 통해 전달되므로, 이 단계에서 수신 메일의 규칙을 활용해 자동화 조건을 구성할 수 있다. 우선 고객 자료 제출용 전용 이메일 계정 또는 별도 라벨을 사용하는 것을 추천한다. 예를 들어 docs@yourcompany.com 이라는 메일 주소로만 자료를 받거나, 기존 계정 내에서 고객자료 라벨을 지정하면 관리가 쉬워진다.

Gmail에서는 필터 기능으로 특정 조건(예: 제목에 "제출", 첨부파일 포함 여부 등)에 따라 메일을 자동 분류할 수 있다. 이후 Apps Script를 활용해 조건에 해당하는 메일을 스캔하고, 첨부파일을 Google Drive 내 지정 폴더로 자동 이동시킨다. 폴더 구조는 업무 흐름에 따라 세분화할 수 있으며, 예를 들어 다음과 같은 방식으로 분류가 가능하다.

/고객제출자료/2025/
/계약서/
/세금계산서/
/상품기획서/
/기타/

또한 제출일 기준으로 연·월 단위로 폴더를 자동 생성해 저장 구조를 정돈할 수도 있다. 자료 정리는 그 자체로 반복 업무가 되기 쉬우므로, 폴더 명명 규칙과 저장 로직을 사전에 잘 설계하는 것이 전체 시스템의 효율성과 직결된다.

 

 

Apps Script로 자동화 시스템 구축하기

자동화의 핵심은 Gmail과 Drive 간 연결을 자동으로 처리하는 스크립트 구현이다. Google Apps Script는 JavaScript 기반이기 때문에, 비교적 쉽게 Gmail 메시지를 불러오고 첨부파일을 분리해 저장할 수 있다.

다음은 대표적인 첨부파일 자동 저장 스크립트 예시이다.

javascript
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function saveAttachmentsToDrive() {
  const label = GmailApp.getUserLabelByName("고객자료");
  const threads = label.getThreads();
  const folder = DriveApp.getFolderById("폴더_ID");

  threads.forEach(thread => {
    const messages = thread.getMessages();
    messages.forEach(message => {
      const attachments = message.getAttachments();
      attachments.forEach(file => {
        const timestamp = Utilities.formatDate(new Date(), "GMT+9", "yyyy-MM-dd");
        folder.createFile(file).setName(`${timestamp}_${file.getName()}`);
      });
    });
    thread.removeLabel(label); // 중복 저장 방지
  });
}
이 스크립트를 Google Apps Script에 붙여넣고, 트리거 설정을 통해 일정 주기(예: 5분, 1시간 간격)로 실행되도록 설정하면 된다. 이렇게 하면 새로운 고객 메일이 도착했을 때, 자동으로 첨부파일이 Drive로 이동되며, 원본 메일은 정리되어 보관된다.

고급 설정으로는 다음과 같은 기능도 추가할 수 있다.
첨부파일 확장자별 필터링 (예: pdf, xlsx만 저장)
파일명에 고객사명, 프로젝트명 등 메타 정보 자동 삽입
Drive 내 저장 후 담당자에게 자동 알림 이메일 전송
Google Sheet에 저장 로그 기록 (파일명, 보낸 사람, 저장일시 등)

이처럼 단순 저장을 넘어 자료 수신부터 기록, 보고까지 하나의 자동화 흐름으로 확장하면 실제 실무자 입장에서 체감되는 효율성은 매우 크다.

 

자동화는 수작업을 없애는 것이 아니라, 시스템을 만드는 일이다

고객 제출 자료는 업무의 시작점이자 기록의 핵심이다. 그 자료가 체계적으로 관리되지 않으면, 이후 단계의 모든 프로세스가 흐트러질 수 있다. Google Workspace를 기반으로 Gmail과 Drive를 연동하면 누구나 쉽게 자동화 시스템을 설계할 수 있고, 조직 내 반복되는 실수를 줄이며, 대응 시간을 단축할 수 있다.

특히 이 시스템은 초기 설정 이후에는 거의 유지보수가 필요 없고, 실무자 교육 없이도 충분히 운용할 수 있다. 반복 업무를 수동으로 하는 것이 더 익숙할 수도 있지만, 오늘 하루 10분 절약이 쌓이면 한 달 뒤에는 수십 시간의 여유를 만들 수 있다.

이제 고객 제출 자료 정리를 더 이상 사람 손에 맡기지 말고, 데이터 흐름이 자동으로 정리되는 구조를 직접 설계해보자. Gmail 필터와 Apps Script 몇 줄이면, 복잡했던 문서 정리는 시스템이 대신 처리해줄 것이다.