구글 폼 결과를 트렐로/아사나와 연계해 업무 배정 자동화하기
목차
업무 요청서가 수동 처리되는 순간, 조직은 멈춘다
기본 구조: Google Forms + Sheets → 업무 생성 자동화 흐름
Zapier를 이용한 Trello 또는 Asana 연동 설정 방법
확장 전략: 업무 상태 피드백 + 슬랙/Chat 알림 연계
조직 규모별 자동화 전략: 스타트업부터 중견기업까지
기술자 없이도 유지 가능한 ‘노코드 운영 체계’ 만들기
업무 요청 자동화는 단순 편의가 아닌 ‘커뮤니케이션 설계’다
업무 요청서가 수동 처리되는 순간, 조직은 멈춘다
많은 조직이 Google Forms를 활용해 다양한 형태의 업무 요청을 접수한다. 예를 들어 디자인 요청, 마케팅 지원 요청, 사내 IT 지원, 구매 신청, 인사 발령 요청 등 수많은 요청이 매일 생성된다. 이 요청들은 Google Sheets에 기록되지만, 이후 프로세스는 대부분 수작업으로 진행된다.
담당자가 해당 시트를 열고, Trello나 Asana 같은 프로젝트 관리 도구에 요청을 다시 복사해 붙이고, 카드나 태스크를 수동으로 생성한다. 이런 수작업은 곧 누락, 지연, 중복 처리로 이어지고, 결국 요청–처리 간의 연결 고리가 느슨해지며 업무 흐름 전체의 효율성이 급격히 떨어진다.
Google Workspace와 외부 협업 툴을 자동으로 연동하면, 이 문제를 완전히 해결할 수 있다. Google Forms에 입력된 요청이 실시간으로 Trello 카드나 Asana 태스크로 자동 전환되고, 담당자가 바로 업무를 확인하고 처리할 수 있는 구조가 만들어진다.
이 글에서는 Google Forms + Google Sheets를 기반으로 Trello 또는 Asana에 자동으로 업무를 등록·배정하는 자동화 시스템을 구축하는 실전 전략을 설명한다. Zapier, Make, Apps Script 등 다양한 방법 중 가장 쉬우면서도 안정적인 연동 방식을 중심으로 다룬다.
기본 구조: Google Forms + Sheets → 업무 생성 자동화 흐름
전체 프로세스 흐름
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a. 사용자 → Google Forms로 업무 요청 입력
b. 응답이 Google Sheets에 자동 기록
c. 외부 연동도구(Zapier/Make)가 새 응답을 감지
d. Trello 또는 Asana에 업무(카드/태스크) 자동 생성
e. 담당자 알림 + 진행상태 관리 시작
Google Forms를 통해 데이터를 수집하면 Sheets에 자동 저장되므로,
Forms와 Sheets는 함께 활용된다고 보면 된다. 이 데이터를 활용해 외부 협업 툴에 바로 요청을 등록할 수 있다.
Google Forms 예시 항목 구성
항목명 설명
요청자 이름 필수 입력
부서 드롭다운
요청 유형 디자인, 개발, 마케팅 등
상세 내용 자유 입력
우선순위 상/중/하
희망 완료일 날짜 선택
이와 같은 입력 항목은 외부 협업 툴에서 카드 또는 태스크 생성 시, 제목, 설명, 라벨, 마감일, 담당자 할당 등으로 바로 매핑된다.
Zapier를 이용한 Trello 또는 Asana 연동 설정 방법
가장 쉬운 연동 방식은 Zapier를 사용하는 것이다.
Zapier는 Google Sheets와 Trello/Asana를 연결해주는 노코드 자동화 플랫폼으로, 복잡한 개발 없이 연동이 가능하다.
설정 흐름
zapier.com 회원가입 후 로그인
“Make a Zap” 클릭 → Trigger 설정
앱: Google Sheets
트리거 이벤트: New Spreadsheet Row
연결할 시트 지정
Action 설정 (예: Trello)
앱: Trello
이벤트: Create Card
카드 생성 위치: 보드, 리스트 지정
카드 제목: {{요청 유형}} 요청 - {{요청자 이름}}
카드 설명: {{상세 내용}} \n 우선순위: {{우선순위}}
마감일: {{희망 완료일}}
(또는 Asana 선택 시)
앱: Asana
이벤트: Create Task
프로젝트 선택 → 작업 제목, 설명, 담당자 매핑
태그/마감일/우선순위 설정
테스트 → 활성화
이렇게 설정해두면, Google Forms에 요청이 들어오는 즉시
Trello나 Asana에 업무가 자동으로 등록되고, 담당자에게 알림까지 발송된다.
응용: 담당자 자동 지정
Sheets에 부서별 기본 담당자 이메일을 설정해두고,
Zapier에서 해당 값을 읽어 자동 할당하면 반복적인 업무 배정까지 자동화된다.
확장 전략: 업무 상태 피드백 + 슬랙/Chat 알림 연계
업무 등록만 자동화해서는 부족하다. 실제 실무에서 가장 유용한 자동화는
업무 상태 업데이트 → Forms 작성자에게 자동 알림을 보내는 구조다.
시나리오:
담당자가 Trello 카드에서 상태를 "완료"로 변경
Zapier가 이 변경 사항을 감지
작성자에게 Google Chat 또는 Gmail로 “요청이 완료되었습니다” 메시지 발송
Google Chat 알림 예시 (Zapier)
앱: Google Chat (Webhook 기반)
메시지: {{요청자 이름}}님, {{요청 유형}} 요청이 처리되었습니다.
타겟 룸: 팀별 알림 채널
Gmail 알림 예시
수신자: Google Forms 응답자의 이메일
제목: “[요청 처리 완료] {{요청 유형}} 요청”
본문: 요청 내역과 함께 완료 시각, 담당자 정보 포함
이러한 구조는 작업 진행 상황에 대한 커뮤니케이션 자동화를 가능하게 하며,
작성자는 진행 상태를 수동으로 확인하지 않아도 실시간으로 피드백을 받을 수 있다.
조직 규모별 자동화 전략: 스타트업부터 중견기업까지
업무 자동화 시스템은 조직 규모에 따라 접근 방식이 달라질 수 있다.
5인 이하의 소규모 팀에서는 단일 Google Form과 Trello만으로 충분한 구조를 만들 수 있으며, 업무 요청이 많지 않기 때문에 무료 Zapier 요금제만으로도 운영이 가능하다. 이 경우는 빠른 적용과 즉시 실행을 우선으로 하는 것이 핵심이다.
반면, 50인 이상의 중견 조직에서는 요청 유형이 다양하고 부서별로 요청 분류와 담당자 설정이 필요하다. 이 경우에는 다음과 같은 확장 전략이 필요하다:
Google Sheets에 요청 유형별 담당자 이메일 매핑
Trello 또는 Asana의 다중 보드 또는 프로젝트에 자동 분배
Zapier에서 조건별 필터 설정 → 요청 유형에 따라 별도 경로 설정
요청 건수 증가에 대비한 Zapier 유료 플랜 전환 또는 Make 사용 고려
이처럼 자동화 구조는 조직의 규모와 복잡도에 따라 유연하게 설계 가능하며,
도입 시점부터 작은 범위에서 시작해 점진적으로 확장하는 것이 유지 관리 측면에서도 유리하다.
기술자 없이도 유지 가능한 ‘노코드 운영 체계’ 만들기
자동화 시스템이 실패하는 가장 큰 이유는 '관리자가 바뀌면 시스템도 멈춘다'는 구조 때문이다.
따라서 기술자가 없이도 누구나 유지하고, 간단히 수정할 수 있는 노코드 중심 운영 체계를 설계하는 것이 중요하다.
실제 운영에서는 다음과 같은 방식으로 기술 의존도를 낮출 수 있다:
Zapier 또는 Make 내 시각적 시나리오 화면 캡처 → 사내 매뉴얼 제작
Google Forms → Google Sheets → Trello 흐름을 1페이지 업무 흐름도로 문서화
부서별 Forms 생성 시 템플릿화하여 표준화 유지
업무 요청 유형이 변경될 경우 Google Sheets 열만 수정해 시스템 유지 가능
요청 처리 기준이 변경되면 Zapier 내 조건 분기만 조정하면 끝
이러한 구조를 미리 구성해 두면 비개발자도 담당자로 시스템 유지가 가능하고,
조직이 성장하거나 요청 유형이 늘어나도 자동화 시스템이 쉽게 적응할 수 있다.
업무 요청 자동화는 단순 편의가 아닌 ‘커뮤니케이션 설계’다
Google Forms와 외부 협업 툴을 연동하면 단순한 업무 요청 수단이
실시간 할당 + 자동 등록 + 처리 피드백까지 포함한 하나의 시스템이 된다.
이는 단순히 시간을 아끼는 수준을 넘어, 업무 누락 방지, 요청 분류 표준화, 요청자-담당자 간 정보 비대칭 해소를 가능하게 만든다.
특히 Zapier 같은 노코드 툴을 활용하면 기술자 없이도 누구나
업무 자동화 시스템을 구축할 수 있으며, 필요 시 Apps Script 등으로 확장할 수도 있다.
이제는 업무 요청을 Forms로만 받고 끝내는 시대는 지났다.
요청부터 실행, 완료 보고까지 이어지는 완전 자동화 흐름을 지금부터 구성해 보자.
이 작은 자동화 하나가 조직의 커뮤니케이션 문화를 근본적으로 바꿔줄 수 있다.