구글 챗 + 폼 연동으로 사내 긴급 대응 요청 시스템 만들기

목차

긴급 요청은 느리게 처리되면 더 이상 ‘대응’이 아니다
Google Forms로 긴급 요청 입력 구조 만들기
Google Chat 채널 설정 및 Webhook 생성
Apps Script로 Forms 응답 시 Chat 메시지 자동 발송
실무 확장 전략: 자동 이력 관리 + 책임자 할당 구조
긴급 요청의 핵심은 속도와 정확성이다

 

긴급 요청은 느리게 처리되면 더 이상 ‘대응’이 아니다

사내에서 갑작스레 발생하는 긴급 요청은 언제나 빠른 속도와 명확한 전달이 요구된다.
서버 장애, 시스템 로그인 불가, 출입통제 문제, 재해·보안 사고, 인사 이슈, 시설 고장 등 다양한 상황에서
구성원은 관련 부서에 신속하게 알리고, 대응자는 실시간으로 조치해야 한다.

하지만 현실에서는 이메일, 전화, 슬랙, 말로 전달되는 경우가 많고,
그 결과 누락, 지연, 중복 보고, 담당자 부재 같은 문제가 발생한다.

이런 문제를 해결하기 위해서는 긴급 상황이 발생했을 때,
Google Forms를 통해 표준화된 요청이 접수되고, Google Chat 채널에 자동 알림이 전달되며,
해당 담당자가 실시간으로 확인할 수 있는 구조가 필요하다.

이번 글에서는 Google Forms + Apps Script + Chat Webhook을 활용하여
긴급 요청을 실시간으로 Google Chat 채널에 자동 전파하는 시스템을 만드는 과정을 단계별로 안내한다.
기술 인력이 없어도 운영할 수 있고, 팀 규모에 관계없이 적용 가능한 구조다.

 

 

Google Forms로 긴급 요청 입력 구조 만들기

첫 번째 단계는 표준화된 요청 입력 채널을 만드는 것이다.
Google Forms는 내부 구성원이 쉽게 접근할 수 있고,
모바일에서도 제출이 가능하며, 응답이 Google Sheets로 자동 연동되므로
긴급 요청 시스템의 전면 인터페이스로 적합하다.

긴급 요청 폼 항목 예시
항목 형식 설명
요청자 이름 단답형 필수
부서 드롭다운 IT, 시설, 인사, 보안 등
긴급 유형 드롭다운 시스템 장애, 물리적 고장, 보안 사고, 기타
상세 내용 장문 텍스트 상황 설명 및 요청사항
연락처 단답형 전화번호 또는 이메일
발생 시각 날짜+시간 현재 시각 자동 기록 가능

Forms URL은 사내 인트라넷, 바탕화면 바로가기, 모바일 북마크 등으로 접근성을 높일 수 있다.

 

 

Google Chat 채널 설정 및 Webhook 생성

Forms가 접수된 이후, Google Chat에 실시간 메시지를 자동으로 보내기 위해 Webhook 설정이 필요하다.
Google Chat은 지정한 채널에 외부 서비스에서 메시지를 보낼 수 있도록 Webhook URL을 발급해준다.

Webhook 생성 절차
Google Chat 접속 → 원하는 대화방 생성 (예: “긴급대응팀”)
상단에서 앱 및 통합 > Webhook 추가 선택
Webhook 이름 예: 긴급요청알림
Webhook URL 복사 (스크립트에서 사용)
Webhook을 통해 메시지를 보내면 해당 대화방에 자동으로 텍스트가 표시된다.

 

 

Apps Script로 Forms 응답 시 Chat 메시지 자동 발송

Google Forms 응답은 Sheets에 저장되므로,
Apps Script를 통해 시트에 새 행이 추가될 때마다 해당 내용을 Chat에 전달하는 구조를 만든다.

Google Sheets에 연결된 Apps Script 예시
javascript
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function onFormSubmit(e) {
  const values = e.values;

  const name = values[1];
  const department = values[2];
  const type = values[3];
  const content = values[4];
  const contact = values[5];
  const timestamp = values[0];

  const message = {
    text: `📢 [긴급 요청]\n- 요청자: ${name}\n- 부서: ${department}\n- 유형: ${type}\n- 시간: ${timestamp}\n- 내용: ${content}\n- 연락처: ${contact}`
  };

  const options = {
    method: "post",
    contentType: "application/json",
    payload: JSON.stringify(message)
  };

  const webhookUrl = "https://chat.googleapis.com/v1/spaces/XXX/messages?key=YYY"; // Webhook 주소 삽입
  UrlFetchApp.fetch(webhookUrl, options);
}

이 함수는 onFormSubmit 트리거로 설정해야 한다.

메시지는 Google Chat 채널에 실시간으로 전송된다.
텍스트 포맷은 자유롭게 커스터마이징 가능하다.

이렇게 구성하면 요청자는 Forms만 제출하면 되고,
담당자는 Chat 알림을 보고 바로 확인 및 조치가 가능해진다.

 

 

실무 확장 전략: 자동 이력 관리 + 책임자 할당 구조

이 시스템은 단순 알림에 그치지 않고,
이력 관리 + 책임자 배정 + 통계 관리로 확장할 수 있다.

요청 이력 시트 구성
Google Sheets에서 응답 데이터를 기반으로 다음 기능을 추가할 수 있다:

자동 요청 번호 부여 (행 번호 기준)
담당자 배정 칸 추가
처리 상태 (대기 / 처리 중 / 완료) 업데이트 가능
처리 일자 자동 기록
필터 조건으로 통계 시각화
자동 보고 알림 구성

요청 처리 상태가 ‘완료’로 바뀔 때 Gmail로 자동 보고 메일 발송
담당자가 변경되면 Chat 메시지로 알림 전송

담당자별 책임 할당 시나리오
부서 또는 유형별 기본 담당자 시트에 매핑

Chat 메시지에 담당자 언급 자동 포함

예시: “@김태현 담당자 확인 부탁드립니다.”

이렇게 확장하면 실시간 알림을 넘어서
트래킹 가능한 대응 관리 체계가 구성된다.

 

 

긴급 요청의 핵심은 속도와 정확성이다

문제는 언제든 발생한다. 중요한 건 얼마나 빠르게, 정확하게, 조직적으로 대응하는가다.
Forms와 Google Chat을 연동한 이 시스템은 단순한 자동화를 넘어,
조직 전체의 비상 대응 체계를 시스템화하는 실무 솔루션이 될 수 있다.

메일, 전화, 메시지를 오가는 대신,
하나의 입력 창과 하나의 채널만으로 요청 → 접수 → 확인 → 처리까지를 빠르게 연결할 수 있다.
Google Workspace 환경에서는 별도 서버나 외부 도구 없이도 충분히 구현 가능하다.

지금부터 중요한 건 속도다.
사내 긴급 요청이 반복되고 있다면, 이 자동화 구조로 대응 프로세스를 다시 설계해 보자.