구글 독스 + 시트 연동으로 규정/정책 개정 이력 자동 관리 시스템 만들기

 

목차

규정은 ‘작성’보다 ‘변경’ 이후가 더 중요하다
Google Docs로 표준 정책 문서 구조 설계하기
Google Sheets로 개정 이력 로그 구조 만들기
Apps Script로 Google Docs 변경 시 자동 이력 저장하기
개정 이력 활용 확장 전략: 대시보드 + 공지 자동화
정책은 만드는 것보다 ‘관리하는 구조’가 중요하다

 

 

규정은 ‘작성’보다 ‘변경’ 이후가 더 중요하다

사내 규정, 정책, 매뉴얼, 보안 지침, 근태 기준 등은 문서로 만들어지는 것만큼
그 변경 사항을 명확히 추적하고 기록하는 시스템이 중요하다.

대부분의 조직은 Google Docs를 활용해 업무 규정이나 정책 문서를 작성하지만,
개정 이력은 문서 하단에 “ver.1.2 – 2024.05.01 변경”처럼 텍스트로 적거나,
별도의 문서나 메일로 기록한다. 이 경우 다음과 같은 문제가 발생한다.

언제, 누가, 어떤 내용을 변경했는지 명확하게 추적하기 어렵다
문서 버전 관리가 사람의 기억에 의존하거나 수동 기록에 의존한다
변경 사항을 조직 전체에 안내하거나 이력을 시각화할 수 없다

이 문제를 해결하기 위해서는 Google Docs에서 문서 변경이 발생할 때마다
Google Sheets로 자동으로 이력 로그를 기록하고, 개정 로그를 시각화하거나 공유할 수 있는 시스템이 필요하다.

이 글에서는 Google Docs + Sheets + Apps Script를 활용한 정책 문서 개정 이력 자동화 구조를
실제로 구현하는 방법을 단계별로 설명한다.

 

Google Docs로 표준 정책 문서 구조 설계하기

정책이나 규정 문서는 보통 다음과 같은 구조를 갖는다.

정책 문서 기본 구성 예시
문서 제목 (예: 사내 IT 보안 정책)
버전 정보 (예: Version 1.3)
시행일자
작성자 / 검토자 / 승인자
본문
개정 이력

기존에는 ‘개정 이력’을 문서 마지막에 텍스트로 수동 입력했지만,
이제는 개정 기록을 Google Sheets로 분리해 자동 추적하는 구조를 도입한다.

문서 내 고정 항목 표기
문서 상단에 버전: v1.4, 수정일: 2024-07-11 같이 표준화된 태그를 포함

변경 발생 시 Apps Script가 해당 태그를 인식하고, 변경 기록을 Google Sheets에 자동으로 기록

Google Sheets로 개정 이력 로그 구조 만들기

정책 개정 이력은 다음과 같은 형식으로 Sheets에 저장된다.

문서명 버전 수정자 수정일자 변경 내용 요약 Docs 링크
사내 IT 보안 정책 v1.4 김태현 2024-07-11 VPN 의무 사용 추가 [바로가기]

시트 자동 생성 전략
Google Drive에 정책 전용 폴더 구성
정책 문서별로 이름이 고정되도록 설정
Apps Script로 특정 문서가 수정되면 자동으로 로그 시트에 한 줄 추가

이렇게 하면 개정 내역을 문서마다 일관되게 관리할 수 있고,
버전별 개정 요약도 팀 내 공유 자료로 바로 활용할 수 있다.

 

Apps Script로 Google Docs 변경 시 자동 이력 저장하기

Google Docs 자체에는 변경 내용을 감지하는 트리거가 없기 때문에,
Apps Script에서 문서 내용을 주기적으로 스캔하고,
버전 태그 또는 수정 날짜가 바뀌었는지를 비교해 변경사항을 기록한다.

스크립트 기본 구조
javascript
복사
편집
function checkPolicyUpdates() {
  const files = DriveApp.getFolderById("폴더_ID").getFiles();
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("개정이력");

  while (files.hasNext()) {
    const file = files.next();
    const doc = DocumentApp.openById(file.getId());
    const body = doc.getBody().getText();

    const versionMatch = body.match(/버전:\s*v[\d\.]+/);
    const dateMatch = body.match(/수정일:\s*\d{4}-\d{2}-\d{2}/);

    if (versionMatch && dateMatch) {
      const version = versionMatch[0].split(":")[1].trim();
      const date = dateMatch[0].split(":")[1].trim();
      const url = file.getUrl();
      const title = file.getName();

      // 중복 기록 방지
      const lastRow = sheet.getLastRow();
      const lastData = sheet.getRange(lastRow, 1, 1, 4).getValues()[0];
      if (lastData[0] !== title || lastData[1] !== version) {
        sheet.appendRow([title, version, Session.getActiveUser().getEmail(), date, "자동 감지", url]);
      }
    }
  }
}

트리거 설정
시간 기반 트리거: 매일 새벽 또는 매주 실행
자동 감지한 변경 내용이 있으면 Sheets에 추가

이 구조를 사용하면 담당자가 직접 이력을 입력하지 않아도 자동으로 기록이 남고,
버전이나 수정일만 수정해도 로그가 남는 구조가 된다.

 

 

개정 이력 활용 확장 전략: 대시보드 + 공지 자동화

단순히 기록만 하는 것이 아니라, 이 개정 로그를 활용해
정책 변경 공지, 변경 이력 대시보드, 담당자 확인 요청 자동화까지 확장할 수 있다.

활용 아이디어
부서별 문서 변경 이력 통계
피벗 테이블로 부서별 문서 변경 빈도 분석
문서별 개정 주기 시각화 (예: 평균 개정 간격)
Docs 개정 알림 자동화
변경 발생 시 팀별 Google Chat에 자동 공지
예: “[공지] 인사 규정 v1.3으로 개정되었습니다. 링크 확인해 주세요.”
변경 내용 리뷰 승인 흐름 도입
개정 문서 제출 → 검토자 승인 → 버전 등록 → 자동 로그 반영
승인 여부도 Google Forms → Sheets → 이력 시트에 반영 가능

이렇게 확장하면 조직의 규정 관리 체계가 단순 문서 저장에서 ‘추적 가능한 개정 기록 시스템’으로 진화할 수 있다.

 

 

정책은 만드는 것보다 ‘관리하는 구조’가 중요하다

사내 정책은 만들기보다 관리하고 유지하는 것이 어렵다.
특히 어떤 문서가 언제, 왜, 누가 수정했는지를 명확히 기록하지 않으면
규정은 신뢰받지 못하고, 법적 분쟁이나 내부 혼란의 원인이 된다.

Google Docs와 Sheets, 그리고 Apps Script만 있으면
개정 이력이 자동 기록되고, 버전이 추적되며, 변경 사항이 조직 전체에 전달되는 시스템을 누구나 쉽게 구축할 수 있다.

지금까지의 개정 이력이 수기로 입력되고 있었다면,
이제는 시스템이 스스로 추적하고 기록하게 만들어보자.
그 변화는 조직의 정보 자산을 더 정확하고 안전하게 운영하는 첫걸음이 될 것이다.