구글 캘린더 + 지메일 + 시트로 출장 승인 및 정산 자동화 시스템 구축하기

 

목차

출장도 시스템으로 연결되어야 관리된다
출장 자동화 흐름 설계: 시작은 신청서로부터
승인 요청 자동화: Gmail + Apps Script로 승인 프로세스 구성
승인 완료 시 Google Calendar 자동 일정 등록
출장 종료 후 비용 정산 자동 계산 시스템 구성
출장도 하나의 ‘업무 흐름’으로 자동화할 수 있다

 

 

출장도 시스템으로 연결되어야 관리된다

많은 조직에서 출장 신청, 일정 등록, 비용 정산은 여전히 각각의 수작업으로 따로 운영되고 있다.
직원은 출장 신청서를 이메일로 보내고, 관리자는 별도 회신으로 승인하고, 일정은 개인 캘린더에 등록되고, 비용 정산은 수기로 Sheets에 기록된다.
그 결과, 승인이 누락되거나, 출장 일정이 캘린더에 반영되지 않고, 정산 금액이 뒤늦게 확인되는 문제가 반복된다.

이러한 흐름은 사람의 기억력과 반복 입력에 의존하는 구조로,
조직이 커질수록 더 큰 혼란과 누락을 낳는다.

그러나 Google Workspace 환경에서는 Forms, Calendar, Gmail, Sheets, Apps Script만으로
출장 신청부터 승인, 일정 등록, 비용 정산까지 자동화된 일련의 흐름을 구축할 수 있다.
이 글에서는 사내에서 실제 사용할 수 있는 출장 자동화 시스템을
Google Workspace 기반으로 완성하는 구체적인 설계와 코드를 안내한다.

 

 

출장 자동화 흐름 설계: 시작은 신청서로부터

출장 자동화의 핵심은 ‘신청 → 승인 → 캘린더 등록 → 정산’이라는 흐름을 끊김 없이 연결하는 것이다.

전체 흐름 요약
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a. 직원이 Google Forms로 출장 신청 (목적, 기간, 목적지 등 입력)  
b. 응답은 Google Sheets에 기록됨  
c. Apps Script가 승인자에게 Gmail로 자동 승인 요청 메일 전송  
d. 관리자가 메일 내 링크 클릭 → 승인 또는 반려 선택  
e. 승인 시: 일정이 Google Calendar에 자동 등록됨  
f. 출장 종료 후: 정산 폼 작성 → Sheets에 금액 반영 및 자동 계산
Google Forms 항목 예시
항목 설명
신청자 이름/이메일 사용자 식별용
출장 목적 텍스트 입력
출장 시작일 / 종료일 일정 예약에 사용
목적지 도시 또는 주소
예상 경비 정산 대비용
부서 승인 라우팅에 활용

이 구조는 HR 시스템이 없는 중소기업, 스타트업에서도
비용 없이 바로 구축 가능한 출장 관리 시스템으로 적용할 수 있다.

 

 

승인 요청 자동화: Gmail + Apps Script로 승인 프로세스 구성

출장 신청서가 제출되면, 승인자가 수기로 확인하는 것이 아니라
Gmail로 자동 승인 요청 메일이 발송되고, 클릭 한 번으로 승인 여부를 처리할 수 있도록 구성해야 한다.

승인 요청 메일 자동 전송 스크립트 예시
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function sendApprovalEmail() {
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("출장신청");
  const data = sheet.getDataRange().getValues();
  const lastRow = data[data.length - 1];

  const name = lastRow[0];
  const email = lastRow[1];
  const startDate = lastRow[2];
  const endDate = lastRow[3];
  const purpose = lastRow[4];

  const approvalLink = "https://docs.google.com/forms/d/e/APPROVAL_FORM_ID/viewform";

  const body = `
    ${name}님의 출장 신청입니다.\n
    - 출장 기간: ${startDate} ~ ${endDate}\n
    - 출장 목적: ${purpose}\n
    아래 링크에서 승인 또는 반려를 선택해주세요.\n
    승인 링크: ${approvalLink}
  `;

  MailApp.sendEmail({
    to: "manager@회사도메인.com",
    subject: "[출장 승인 요청] " + name,
    body: body
  });
}
이 스크립트는 Google Forms가 제출되었을 때 자동 실행되도록 트리거 설정할 수 있다.
관리자는 메일을 열고, Google Forms 기반 승인 폼에서 승인 여부를 선택하게 된다.

 

 

승인 완료 시 Google Calendar 자동 일정 등록

승인이 완료되면 신청자의 Google Calendar에 출장 일정이 자동 등록되어야 한다.
이때 승인 폼의 응답을 기반으로 Apps Script가 Calendar API를 호출하면 된다.

승인 결과를 감지하여 Calendar 일정 생성
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function registerCalendarEvent() {
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("승인결과");
  const data = sheet.getDataRange().getValues();

  for (let i = 1; i < data.length; i++) {
    const row = data[i];
    const status = row[5]; // 승인여부
    const registered = row[6]; // 일정 등록 여부

    if (status === "승인" && registered !== "완료") {
      const email = row[1];
      const title = "[출장] " + row[0];
      const start = new Date(row[2]);
      const end = new Date(row[3]);

      const calendar = CalendarApp.getDefaultCalendar();
      calendar.createEvent(title, start, end, { guests: email });

      sheet.getRange(i + 1, 7).setValue("완료");
    }
  }
}
이렇게 하면 승인과 동시에 일정이 자동으로 신청자의 캘린더에 추가되고,
부서 일정 캘린더에도 복제되어 관리자가 전체 출장 상황을 쉽게 파악할 수 있다.

 

출장 종료 후 비용 정산 자동 계산 시스템 구성

 

출장이 종료된 후에는 직원이 Google Forms를 통해 실제 사용 경비를 제출하고,
Google Sheets에서 예상 금액과 비교하여 자동으로 정산 금액을 계산할 수 있다.

비용 정산 폼 항목 예시
항목 설명
출장자 이름 신청자와 매칭
실제 사용 교통비 숫자 입력
숙박비 숫자 입력
식비 등 기타 숫자 입력
총합 자동 계산 또는 직접 입력
영수증 첨부 Google Forms 파일 업로드 항목 사용

Sheets에서 자동 정산 계산
예상 비용과 실비 비교 → 초과/절감 여부 표시

경비 합계 자동 계산
회계 담당자가 따로 복사할 필요 없이 직접 확인 가능
추가 자동화 예시
정산 제출 완료 시 → 회계팀 Gmail 알림 자동 발송
영수증은 Drive 폴더에 자동 저장
Sheets 시트별로 부서별/월별 출장 통계 자동 생성

이 구조는 회계팀, 인사팀, 팀장 모두가 체계적으로 출장 데이터를 관리할 수 있는 기반이 된다.

 

출장도 하나의 ‘업무 흐름’으로 자동화할 수 있다

출장은 단순한 이동이 아니다.
기획, 승인, 일정 등록, 비용 집계라는 일련의 흐름을 가지고 있고,
이 흐름을 사람이 일일이 담당하게 되면 반복되는 시간 낭비와 누락이 발생한다.

Google Workspace를 활용하면 별도 시스템이나 개발 없이도
Forms + Gmail + Calendar + Sheets + Apps Script 조합으로
출장 신청부터 승인, 일정 등록, 정산까지 하나의 자동화된 구조를 만들 수 있다.

중요한 것은 이 시스템이 즉시 실무 적용이 가능하며, 비개발자도 관리할 수 있다는 점이다.
지금까지 반복되던 출장 관련 업무를 자동화 시스템으로 전환해보자.
그 변화는 일하는 방식을 바꾸고, 팀의 운영 효율을 높이는 데 결정적인 역할을 하게 될 것이다.