구글 워크스페이스 + 노션 + 재피어어 연계한 크로스 플랫폼 자동화 전략

 

목차

도구는 많아졌지만, 흐름은 끊겨 있다
전체 연동 구조: 플랫폼 간 연결 흐름 이해하기
Notion + Google Sheets 연동을 통한 업무 요청 자동화 구성
Gmail, Calendar, Docs와 Notion 간 통합 전략
관리자가 알아야 할 설정 전략과 확장 포인트
도구는 많아도, 흐름은 하나여야 한다

 

 

도구는 많아졌지만, 흐름은 끊겨 있다

업무 환경은 점점 더 다양해지고 있다.
Google Workspace(Gmail, Docs, Calendar, Sheets) 기반에서 일하면서도,
Notion으로 문서를 관리하고, Slack에서 커뮤니케이션하고, 외부 서비스와 연동되는 수많은 SaaS를 활용한다.

문제는 이 다양성이 오히려 업무 흐름을 분절시키고 있다는 것이다.
메일은 Gmail에서, 회의록은 Docs에, 프로젝트 현황은 Notion에, 일정은 Calendar에 있고,
이 모든 정보가 서로 연결되지 않고 따로 존재하다 보니, 결국
“이 내용 어디 있었지?”, “업데이트가 안 됐어”, “다시 복사해 붙여야 돼” 같은 문제가 반복된다.

이러한 단절을 해결하는 전략은 Zapier와 같은 노코드 자동화 도구를 활용해
Google Workspace와 Notion을 실시간으로 연결하고, 반복 업무를 제거하며, 정보 흐름을 자동화하는 구조를 만드는 것이다.

이 글에서는 Google Workspace를 중심으로 Notion과 Zapier를 연계하여,
양방향 데이터 흐름, 업무 리포트 자동화, 일정-문서 동기화가 가능한
크로스 플랫폼 협업 시스템을 구축하는 방법을 단계별로 소개한다.

 

 

전체 연동 구조: 플랫폼 간 연결 흐름 이해하기

Zapier는 서로 다른 앱들을 연결해주는 중간 자동화 허브다.
Google Workspace의 앱들과 Notion을 연결하면, 수작업이 많던 업무가 다음처럼 바뀐다:

예시 자동화 흐름
시나리오 Before (기존 수동 흐름) After (Zapier 자동화)
일정 등록 Google Calendar → Notion에 수동 입력 일정 생성 시, Notion에 자동 카드 추가
회의록 공유 Google Docs 작성 후 Notion에 붙여넣기 문서 작성 시 링크가 Notion 페이지에 자동 삽입
이메일 요청 Gmail 확인 → Notion에 업무 등록 특정 메일 수신 시, Notion에 자동 등록
폼 응답 Google Forms 응답 → Notion 복사 응답 데이터가 실시간으로 Notion DB에 반영

이러한 흐름을 만들기 위해서는 Zapier에서
Google Workspace 앱 (Gmail, Sheets, Calendar 등) 과
Notion API를 기반으로 구성된 데이터베이스를 연결해야 한다.

 

 

Notion + Google Sheets 연동을 통한 업무 요청 자동화 구성

가장 많이 활용되는 패턴은 Google Sheets와 Notion 간 연동이다.
예를 들어 사내 Google Forms로 들어온 요청이 Sheets에 기록되면,
Zapier가 이를 감지해 Notion의 업무 요청 페이지에 자동으로 등록해준다.

구성 흐름
Google Forms → 요청 내용 수집
Google Sheets → 응답 데이터 자동 저장
Zapier Trigger: 새 행이 추가될 때
Zapier Action: Notion DB에 새 페이지 생성

설정 예시 (Zapier에서)
Trigger App: Google Sheets Trigger: New Spreadsheet Row
시트: 요청 응답 시트
Action App: Notion
Action: Create Database Item

데이터베이스 선택
필드 매핑:
제목 → 요청 유형
설명 → 요청 상세
상태 → “처리 대기”로 자동 설정

결과:
실시간 업무 요청 기록이 Notion 업무 보드에 자동 반영됨
요청자는 Google Forms만 작성해도 되고,
실무자는 Notion에서 확인하고 바로 작업 가능

이 구조는 Forms + Notion 기반의 간편한 사내 Helpdesk 시스템으로도 확장 가능하다.

 

 

Gmail, Calendar, Docs와 Notion 간 통합 전략

Google Workspace의 주요 앱들과 Notion을 연계해 정보 흐름을 자동화할 수 있다.

a. Gmail → Notion (업무 등록)
특정 조건(예: “@요청”, “견적 요청”)을 포함한 메일 수신 시
Notion DB에 새 페이지로 자동 등록
제목, 보낸 사람, 본문 일부, 첨부파일 링크 등 삽입

b. Google Calendar → Notion (일정 카드 생성)
새 이벤트 생성 시 → Notion 일정 보드에 자동 추가
날짜, 제목, 설명, 회의 링크 포함
업무 일정을 문서 흐름과 연결 가능

c. Google Docs → Notion (링크 연동 또는 자동 생성)
특정 폴더 내 Docs 파일 생성 시
해당 문서 링크를 Notion에 자동 등록
문서명 기준으로 태스크 생성 가능
회의록, 보고서 등 문서 기반 업무 흐름에 효과적

이런 연결 구조는 사용자가 굳이 여러 앱을 오가지 않아도
하나의 행위(메일 확인, 문서 작성, 일정 등록)가 자동으로 모든 협업 시스템에 연결되는 결과를 만들어낸다.

 

 

관리자가 알아야 할 설정 전략과 확장 포인트

자동화를 구성할 때는 단순한 연동 외에도 다음과 같은 전략을 함께 적용해야 한다:

a. 노코드 유지보수 전략
Zapier 시나리오 이름에 날짜, 목적 명확히 표시
Zap 실행 기록(Log) 주기적 점검
Notion DB 필드명 변경 시 Zap에 영향 있음 → 사전 통제

b. 분기 조건 활용 (Filter)
Zapier에서 Filter 사용 → 메일 제목에 특정 키워드가 있을 때만 Notion 등록
우선순위, 긴급도, 담당자 등 필드를 기준으로 Notion DB 라벨 자동 적용

c. 멀티 워크스페이스 간 공유 전략
마케팅팀은 Google Docs, 개발팀은 Notion 사용 시
→ Docs 작성 시 요약이 Notion에 자동 등록되어 정보 단절 방지

d. 역방향 연동 구성 (Notion → Gmail 등)
Notion에서 태스크 완료 시 → Gmail로 자동 완료 메일 전송

완료 보고, 승인 요청, 공유 알림 등 이메일 자동화에 활용 가능

도구는 많아도, 흐름은 하나여야 한다

조직이 도구를 많이 사용하는 것은 생산성을 높이는 길일 수 있지만,
연결되지 않는 도구는 오히려 단절을 만든다.
Google Workspace와 Notion은 모두 강력한 협업 도구지만,
그 사이를 Zapier로 연결하지 않으면 수많은 수작업과 커뮤니케이션 오해가 쌓이게 된다.

이번에 소개한 구조처럼 실무에서 자주 사용하는
Forms, Sheets, Gmail, Docs, Calendar, Notion을 하나의 흐름으로 연결하면
정보가 자동으로 흘러가고, 업무가 자연스럽게 이어지며, 사람은 단지 확인하고 결정만 하면 되는 자동화된 조직 구조가 완성된다.

이제 단순한 ‘툴 모음’이 아닌, 통합된 협업 시스템을 만드는 전략을 시작해 보자.
Google Workspace와 Notion은 그 중심에서 자동화된 업무 문화의 기반이 되어줄 수 있다.