구글 Meet에서 회의 예약-알림-진행까지 자동화하는 방법

 

목차

회의는 수동으로 준비해서는 안 된다
Google Calendar로 회의 예약과 링크 생성을 자동화하는 법
알림, 요약, 후속 액션까지 자동화하는 실전 전략
회의도 실행 중심 업무로 설계해야 한다

 

 

회의는 수동으로 준비해서는 안 된다

: 회의 준비부터 끝까지 수동이면 시간이 낭비된다

현대의 업무 환경에서 회의는 여전히 핵심적인 소통 수단이다. 특히 원격근무, 하이브리드 환경, 외부 파트너와의 협업이 보편화되면서 화상회의 시스템의 중요성은 갈수록 커지고 있다.
많은 조직이 Google Workspace를 통해 구글 Meet를 사용하고 있지만, 실제로는 회의 예약, 참가자 알림, 링크 공유, 회의록 기록, 후속 액션 정리 등 전체 회의 프로세스가 수동으로 이뤄지는 경우가 대부분이다.
그 결과 회의는 준비부터 마무리까지 반복적이고 비효율적인 수작업의 연속이 되며, 담당자는 일정 잡기, 메일 발송, 회의 링크 공유 등 사소한 작업에 시간을 소모하게 된다.
이러한 문제를 해결하기 위해 필요한 것은 회의 자체가 아니라 회의 운영의 자동화 구조다.
Google Workspace 환경에서는 구글 캘린더, Meet, Gmail, App Script 등을 연동하여 회의의 시작부터 끝까지 자동으로 흐르도록 설계할 수 있다.
이번 글에서는 Google Meet 회의를 중심으로 예약-알림-진행-기록까지의 전체 프로세스를 자동화하는 실무 전략을 단계별로 안내한다.

 

 

Google Calendar로 회의 예약과 링크 생성을 자동화하는 법

: Google Calendar와 연동한 회의 예약 및 자동 링크 생성 구조

Google Meet는 Google Calendar와의 연동을 전제로 설계되어 있다. 따라서 회의 예약의 출발은 캘린더에서의 일정 생성이며, 이 과정을 자동화하거나 템플릿화하면 회의 준비에 소요되는 시간을 크게 줄일 수 있다.

회의 일정 자동 생성
Google Calendar에서 ‘일정 만들기’ 클릭
참석자 추가 → 'Google Meet 회의 추가' 버튼 자동 활성화
회의 링크 자동 생성 → 참석자에게 이메일 발송
동일 회의 반복 예약 가능 (매주 월요일 등)
회의 템플릿 캘린더 활용
정기 회의의 경우 일정 템플릿을 사전에 만들어둔 전용 캘린더 사용

예:
‘영업팀 회의 캘린더’
‘외부 화상회의 캘린더’
회의 생성 시 자동으로 Google Meet 링크, 설명, 첨부 문서, 회의 안건 템플릿 포함
캘린더에 회의 문서 자동 삽입
구글 문서 링크 삽입 → 회의 안건 사전 공유

예: “회의 전 아래 문서를 읽고 오세요.”
일정 내 설명에 Docs 링크, 드라이브 폴더 등 추가
시간 충돌 방지 자동 분석
참석자 추가 시 캘린더가 자동으로 ‘가능한 시간대’ 제안
전사 회의 시, 회의실 예약 리소스와 연동 가능
외부 초대자 동기화
외부 사용자는 이메일만 입력해도 참석 가능
회사 외부와 회의할 경우 기본적으로 Google Meet 링크와 회의 시간 메일 자동 발송
이 구조만 정비해도 회의 링크 복사, 전달, 중복 체크, 회의실 예약 등 많은 수작업을 자동화할 수 있다.

 

 

알림, 요약, 후속 액션까지 자동화하는 실전 전략

: 회의 알림, 요약, 후속 업무까지 자동화하는 전략

회의는 시작 전에 참가자가 모두 기억하고 준비할 수 있어야 하며, 회의가 끝난 뒤에는 그 내용을 기반으로 후속 업무로 이어져야 한다. Google Workspace 환경에서는 이 흐름까지 자동화할 수 있다.

회의 알림 자동화
캘린더 설정에서 ‘알림 추가’
회의 10분 전 팝업
회의 하루 전 이메일
Zapier 또는 App Script를 활용하면 다음과 같은 커스터마이징도 가능
회의 1시간 전 Slack 알림
Google Chat으로 자동 알림 전송
회의 당일 자동 리마인드 메일
App Script를 활용해 아래와 같은 자동화가 가능하다:

javascript
복사
편집
function sendMeetingReminder() {
  var calendar = CalendarApp.getCalendarById('primary');
  var now = new Date();
  var future = new Date(now.getTime() + 3600000); // 1시간 후

  var events = calendar.getEvents(now, future);
  for (var i = 0; i < events.length; i++) {
    var event = events[i];
    var title = event.getTitle();
    var guests = event.getGuestList();

    for (var j = 0; j < guests.length; j++) {
      MailApp.sendEmail(guests[j].getEmail(), "회의 리마인드: " + title, "회의가 곧 시작됩니다.");
    }
  }
}
회의 중 실시간 회의록 구조화

Google Docs를 열고 실시간 편집 → 참석자 태그 가능

안건 기반 회의록 → 문서 템플릿 활용

@참석자, @날짜, 체크리스트, 담당자 태그 삽입 가능

회의 요약 자동화 및 공유
회의록 완성 후 ‘버전 저장’ → 공식 버전으로 설정
App Script로 요약 문단만 추출 → 이메일 공유
회의 후 자동 요약 보고서 PDF로 변환하여 전송
회의 후 업무 연동
회의 중 체크된 항목을 Google Tasks에 자동 등록
Google Sheet로 회의 요약, 결정 사항, 후속 액션 목록 정리
팀 채널(Google Chat 또는 Slack)에 회의 요약 자동 게시

이러한 흐름을 구축하면 회의가 회의로 끝나는 것이 아니라, 실행할 수 있는 작업 단위로 전환되고 기록으로 남으며, 자동으로 공유되는 완전한 업무 흐름이 완성된다.

 

 

회의도 실행 중심 업무로 설계해야 한다

: 회의는 실행의 출발점, 자동화 없인 반복 낭비일 뿐이다

회의는 조직 내 의사결정과 협업의 핵심 도구지만, 준비부터 마무리까지 모든 과정이 수동으로 진행된다면 그 자체가 리스크가 된다.
Google Workspace의 도구를 제대로 연동하면 회의라는 업무 단위를 구조화하고, 일정 생성 → 알림 발송 → 회의 진행 → 회의록 작성 → 후속 업무 연결까지 전체 흐름을 자동화할 수 있다.
특히 Google Meet는 단독 도구가 아니라 Google Calendar, Gmail, Docs, Sheets, App Script 등과 유기적으로 연결되어 있기 때문에, 도구 간 연결만 잘 설계하면 사람이 할 필요 없는 반복 작업을 줄이고 업무의 본질에 집중할 수 있는 환경이 만들어진다.
지금까지 회의 때문에 매번 반복하던 이메일 작성, 링크 복사, 회의록 정리 업무가 있다면 오늘부터 하나씩 자동화해 보자.
작은 자동화 하나가 팀 전체의 속도와 명확성을 바꾸게 될 것이다.