구글 챗 + 구글 캘린더 연동으로 일정 기반 자동 알림 시스템 만들기

 

목차

일정 알림은 업무 흐름의 중심이다
Google Calendar와 Chat 자동 알림 구조 설계
실무 시나리오별 자동화 전략 적용하기
알림이 자동화될 때 조직은 정확하게 움직인다

 

 

일정 알림은 업무 흐름의 중심이다

: 일정은 관리보다 ‘흐름을 만드는 자동화’가 핵심이다

업무 일정은 단순한 시간 기록이 아니다.
회의, 보고, 마감, 발표, 검토 등 모든 실무는 일정 위에서 움직이고, 일정이 곧 업무 흐름을 좌우한다. 그런데 현실에서 일정은 Google Calendar에만 남아 있고, 팀원들은 그 일정을 일일이 다시 확인하거나, 수동으로 리마인드해야 하는 일이 반복된다.
특히 실무에서 발생하는 일정 변경, 신규 등록, 긴급 일정 등은 수시로 발생하지만, 이를 구성원에게 빠르게 알리는 구조는 대부분 수동에 의존하고 있다. 이로 인해 일정 누락, 지연, 커뮤니케이션 오류가 발생하고, 결국 프로젝트 전반의 생산성을 떨어뜨린다.
Google Workspace 환경에서는 이러한 문제를 Google Chat과 Calendar를 연동함으로써 해결할 수 있다. Google Calendar 일정이 자동으로 Google Chat에 알림으로 전송되면, 구성원들은 메신저 안에서 필요한 일정만 실시간으로 파악할 수 있고, 업무 흐름도 자연스럽게 이어진다.
이번 글에서는 Google Apps Script를 활용해 Google Calendar에서 특정 일정 정보를 읽고, Google Chat으로 자동 알림을 보내는 시스템을 구축하는 방법을 실무 중심으로 소개한다.

 

 

Google Calendar와 Chat 자동 알림 구조 설계

: Google Calendar와 Google Chat 연동을 위한 기본 구조 설계

Google Calendar와 Google Chat을 자동으로 연동하기 위해서는 Google Apps Script를 이용해 Google Calendar API에서 일정을 읽고, Webhook URL을 통해 Chat으로 메시지를 전송하는 구조를 만든다.

a. Google Chat Webhook URL 생성
Google Chat 열기 → 왼쪽 메뉴에서 ‘스페이스’ 생성
해당 스페이스 우측 상단 점 세 개 클릭 → 앱 및 통합 관리
‘Webhook 추가’ 클릭
이름 설정 (예: 일정 알림 봇)
URL 생성 → 복사해둠 (스크립트에 사용됨)

b. Google Apps Script 새 프로젝트 생성
Google Sheets 또는 Script.google.com에서 새 스크립트 생성

기본 코드 템플릿 작성:

javascript
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function sendChatMessage(message) {
  var url = "여기에_Webhook_URL_입력";
  var payload = JSON.stringify({ text: message });

  var options = {
    method: "POST",
    contentType: "application/json",
    payload: payload
  };

  UrlFetchApp.fetch(url, options);
}
c. Google Calendar에서 오늘 일정 읽기
javascript
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function notifyTodayEvents() {
  var calendar = CalendarApp.getDefaultCalendar();
  var today = new Date();
  var tomorrow = new Date(today);
  tomorrow.setDate(today.getDate() + 1);

  var events = calendar.getEventsForDay(today);
  var message = "[오늘의 일정 안내]\n";

  if (events.length === 0) {
    message += "오늘은 등록된 일정이 없습니다.";
  } else {
    events.forEach(function(event) {
      message += "- " + event.getTitle() + " (" +
        Utilities.formatDate(event.getStartTime(), "Asia/Seoul", "HH:mm") + ")\n";
    });
  }

  sendChatMessage(message);
}
d. 자동 실행 트리거 설정
상단 시계 아이콘 클릭 → 시간 기반 트리거 추가
매일 오전 8시 자동 실행 설정
팀원이 출근하면 Google Chat에서 오늘 일정을 자동으로 확인 가능

이 구조를 통해 관리자는 일정을 수동으로 전달하지 않아도 되고, 구성원은 Chat 메시지만 확인하면 하루 업무를 바로 준비할 수 있다.

 

 

실무 시나리오별 자동화 전략 적용하기

: 실무에 적용할 수 있는 일정 알림 자동화 시나리오

기본 구조가 구성되면 실무에 맞게 일정 유형, 팀별 알림, 특정 키워드 기반 필터링 등을 적용하여 실질적인 업무 자동화 시스템으로 확장할 수 있다.

a. 일정 키워드 기반 분류
Google Calendar 일정 제목에 [회의], [마감], [보고] 등 태그 삽입
스크립트에서 해당 키워드를 포함하는 일정만 선별 전송

javascript
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if (event.getTitle().includes("[회의]")) {
  // 회의만 알림으로 전송
}
b. 팀별 스페이스에 맞춤 알림 전송
팀별 Google Chat 스페이스 생성
각 팀 캘린더 일정 → 해당 팀 스페이스 Webhook으로 전송
예: dev-team@calendar → dev_space_webhook

메시지 예시:
scss
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[개발팀 오늘 일정]
- [회의] 기능개발 미팅 (10:00)
- [마감] API 설계 초안 (17:00)

c. 다가오는 일정 미리 알림
오늘 일정뿐만 아니라 내일 일정까지 미리 안내
마감 임박 일정만 필터링하여 강조

javascript
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var events = calendar.getEvents(today, tomorrow);
if (event.getEndTime() - now < 3600 * 1000 * 3) {
  // 3시간 이내 마감 강조
}
d. 채팅 메시지 포맷 개선
Chat에서는 \n 줄바꿈, 강조, 링크 삽입 가능
회의 일정에 Google Meet 링크 삽입도 가능

javascript
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message += "- " + event.getTitle() + ": " + event.getLocation() + "\n링크: " + event.getHangoutLink();
e. 회의 10분 전 실시간 리마인드
Trigger 기반이 아닌 시간 계산 기반으로
특정 시간 도달 시 Chat으로 회의 시작 안내 메시지 전송

f. 일정 요약 보고 자동 메일 발송
하루 일정 전체 요약 → 담당자에게 Gmail 발송
Chat과 병행하여 관리자 커뮤니케이션에 활용

이러한 시나리오를 기반으로 하면 일정 누락, 회의 지각, 마감 혼선 등을 방지하고, 구성원 전체가 일정 중심으로 움직일 수 있는 리듬감 있는 협업 구조를 만들 수 있다.

 

 

알림이 자동화될 때 조직은 정확하게 움직인다

: 일정 알림이 자동화될 때 조직은 움직인다

조직 내에서 일정은 ‘정보’가 아니라 ‘행동의 출발점’이다. 일정이 전달되지 않거나, 제때 인지하지 못하면 업무 전체가 지연되고, 협업에 차질이 생긴다.
Google Calendar는 훌륭한 일정 관리 도구이고, Google Chat은 조직 내 메신저로 실시간 알림에 최적화되어 있다. 이 둘을 연동하면 단순한 일정 기록을 넘어서, 일정 기반 알림 자동화 시스템을 구축할 수 있다.
관리자는 반복적인 리마인드를 할 필요가 없고, 구성원은 매일 아침 필요한 일정을 자동으로 확인할 수 있으며, 각자에게 필요한 정보만 선별적으로 제공받게 된다.
업무는 리마인드에서 시작되며, 리마인드가 자동으로 흐르면 조직은 한결 정돈되고 빠르게 움직일 수 있다.
지금부터 Google Chat과 Calendar를 연결해 보자.
그 연결이 조직의 흐름을 바꾸는 시작이 될 수 있다.