구글 그룹스를 활용한 사내 커뮤니케이션 채널 구조 설계하기

목차

팀 소통도 구조화되어야 효율이 생긴다
Google Groups 기본 구조와 구성 전략
실무 활용을 위한 그룹 커뮤니케이션 자동화
메일 구조가 조직 소통의 품질을 결정한다

 

팀 소통도 구조화되어야 효율이 생긴다

: 팀 소통은 도구보다 '구조'가 중요하다

조직의 규모가 커질수록 중요한 것은 정확한 커뮤니케이션 체계다.
하지만 대부분의 회사는 Slack, 이메일, 메신저, 노션, 구두 소통 등 다양한 수단을 혼용하고 있고, 그 결과로 정보 전달이 누락되거나, 불필요하게 반복되는 보고 체계가 발생한다.
특히 이메일을 중심으로 소통하는 조직에서는 중복 수신, 잘못된 수신자 선택, 참조 누락이 흔한 실수이며, 중요한 공지가 메일함 속에 묻히는 일이 많다.
이런 상황에서 Google Workspace 사용자라면 반드시 활용해야 하는 기능이 바로 Google Groups(구글 그룹스)다.
Google Groups는 단순한 메일 그룹이 아니라, 사내 커뮤니케이션을 주제별·부서별·역할별로 구조화할 수 있는 핵심 도구다. 이를 잘 설계하면 ‘메일 하나로 조직 전체를 통제하는 체계’가 가능해진다.
이번 글에서는 Google Groups의 개념부터, 실무에서 어떻게 사내 커뮤니케이션 채널로 설계하고 운영할 수 있는지를 단계별로 안내한다.

 

 

Google Groups 기본 구조와 구성 전략

: Google Groups의 개념과 기본 구성 전략

Google Groups는 Google Workspace의 기본 기능 중 하나로, 다수의 사용자 이메일을 하나의 주소로 묶어주는 메일링 리스트이자, 토론형 커뮤니티 도구다. 하지만 실무에서는 주로 메일 그룹으로서의 기능이 활용된다.

a. Google Groups의 주요 특징
그룹 이메일 주소 생성: 예) marketing@company.com
구성원에게 메일을 자동으로 전달
그룹 단위로 Google Drive, Calendar 공유 가능
외부 수신 허용, 내부 전용 그룹 설정 등 세부 권한 조정 가능

b. 그룹 생성 방법 (관리자용)
Google Admin Console → Groups → ‘그룹 생성’ 클릭
그룹 이름, 이메일 주소, 설명 입력
액세스 수준 설정: 공개 / 조직 내 전용 / 제한적
사용자 추가: 메일 주소 직접 입력 또는 부서별 대량 등록

c. 그룹 권한 설정
메일 전송 권한: 누구나 전송 가능 / 관리자만 가능
멤버 보기 권한: 전체 공개 / 관리자만
게시 권한: 그룹 내 응답 허용 여부
가입 승인 방식: 자동 / 수동 / 요청 필요

d. 그룹 구성 예시 (부서/역할/업무 단위)
그룹 이메일 용도
all@company.com 전체 공지 사항 / 회사 공식 알림
hr@company.com 인사팀 내부 커뮤니케이션
dev@company.com 개발팀 코드 배포 / 릴리즈 안내 등
sales@company.com 영업자료 공유 / 리드 현황 공유
design@company.com 디자인 산출물 공유 및 검토 요청
approval@company.com 결재 요청 자동 전달 채널
interns@company.com 인턴 공지 전용 그룹

이렇게 그룹을 구성하면, 각 업무 단위별 커뮤니케이션이 분리되고, 정보 흐름을 역할 단위로 정리할 수 있는 메일 인프라가 완성된다.

 

 

실무 활용을 위한 그룹 커뮤니케이션 자동화

: 사내 커뮤니케이션 자동화와 그룹 운영 고도화 전략

Google Groups는 기본적으로 메일 수신 전달 시스템이지만, Google Workspace와의 연동을 통해 문서 공유, 일정 관리, 승인 요청, 자동화 메일 트리거 등의 기능도 확장 가능하다.

a. 문서 공유 권한 간소화
Drive 문서를 공유할 때 그룹 이메일만 입력하면 구성원 전체에게 권한 부여
인원 변경 시 그룹만 수정하면 권한도 자동 반영
예: 회사 교육 자료를 all@company.com과 공유 → 구성원 추가 시 자동 접근 가능

b. 승인 요청 자동화에 활용
Google Forms나 Apps Script에서 승인 요청 메일을 approval@company.com으로 발송
담당 승인자가 해당 그룹 메일로 승인 요청 확인 가능
승인 완료 시 트리거를 통해 다시 작성자에게 회신 자동화 가능

c. 팀 일정 공유
Google Calendar에서 그룹 메일을 일정 초대에 사용 → 구성원 전체에게 일정 동시 공유
부서 일정, 팀 미팅, 프로젝트 마감 일정 등을 그룹 단위로 관리

d. 그룹 기반 자동화 메일 트리거 구성
Google Sheets + Apps Script로 특정 조건 발생 시 그룹 이메일로 자동 발송
예: “마감일 3일 전” 조건 → dev@company.com에 자동 리마인드 메일 전송
예제 스크립트:

javascript
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function sendDeadlineReminder() {
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("프로젝트");
  var data = sheet.getDataRange().getValues();
  var today = new Date();

  for (var i = 1; i < data.length; i++) {
    var deadline = new Date(data[i][3]);
    var diff = (deadline - today) / (1000 * 60 * 60 * 24);
    if (diff < 3 && !data[i][5]) {
      MailApp.sendEmail("dev@company.com", "마감일 임박", data[i][0] + " 프로젝트 마감이 다가오고 있습니다.");
      sheet.getRange(i + 1, 6).setValue("전송됨");
    }
  }
}
e. 그룹을 통한 외부 커뮤니케이션 전략
예: customers@company.com 그룹 생성
외부 문의, 고객 피드백 등을 이 그룹 메일로 수신
구성원 모두가 해당 메일을 실시간 확인하고 대응 가능
외부 발신 허용 설정 필요

f. 조직도 기반 그룹 자동 구성
Admin Console에서 부서별 조직도에 따라 자동 그룹 생성
신규 입사자 자동 등록, 퇴사자 자동 제거
Google Workspace 유료 버전에서는 그룹 동기화 기능 제공

이런 구조를 적용하면 Google Groups는 단순 메일 수신 통로를 넘어서, 업무 기반 커뮤니케이션 채널이자 조직 내 소통 인프라로서 기능하게 된다.

 

 

메일 구조가 조직 소통의 품질을 결정한다

: 소통의 질은 채널 설계에서 결정된다

조직 내 정보는 정확하게 전달되고, 필요한 사람에게만 도달하며, 전달 내역이 추적 가능해야 한다.
Google Groups는 이러한 조건을 충족시키는 ‘메일 기반 커뮤니케이션의 체계화’를 가능하게 해주는 도구다.
Slack이나 Chat도 중요하지만, 이메일 기반 정보 전달은 여전히 대부분의 기업에서 핵심이며, 이를 잘 정리해 두면 중복 없는 커뮤니케이션, 역할 기반 알림, 권한 자동화, 문서 공유 간소화까지 다양한 효과를 얻을 수 있다.
지금까지 ‘메일을 직접 보내는’ 방식에서 벗어나, ‘역할 단위로 전달되는 구조’를 설계해 보자.
Google Groups는 가장 간단하면서도 가장 강력한 조직 운영 도구가 될 수 있다.
바로 오늘, 각 부서와 역할별 그룹 이메일을 하나씩 정비하는 것부터 시작하자.