구글 워크스페이스를 활용한 외주업체 협업 시스템 설계 가이드

목차

외주 협업도 시스템이 있어야 성공한다
Google Workspace 기반 협업 인프라 설계
실무 흐름 자동화 및 보안 통제 전략
협업은 구조와 흐름이 있어야 안전하다

 

 

외주 협업도 시스템이 있어야 성공한다

: 외주 협업은 ‘툴’이 아니라 ‘구조’가 좌우한다

많은 기업들이 개발, 디자인, 영상, 콘텐츠, 광고 등 다양한 영역에서 외주 인력이나 외부 협력사를 활용하고 있다.
그러나 외주 인력과의 협업은 단기간·비정기적 특성 때문에 기존 내부 시스템에 통합되지 못하고, 메일, 메신저, 파일 첨부 등으로 비공식적으로 운영되는 경우가 많다.
그 결과 외부 인력의 작업물이 흩어지거나, 협업 내역이 추적되지 않거나, 보안 이슈가 발생하는 일이 흔하다.
Google Workspace는 내부 조직뿐 아니라 외부 사용자와의 협업에도 매우 유연한 환경을 제공한다.
Google Drive, Docs, Chat, Calendar, Groups, Forms 등을 적절히 조합하면, 외주 협력사와도 내부 구성원처럼 실시간 협업이 가능한 구조를 만들 수 있다.
이번 글에서는 외주 인력과의 실무 협업을 위해 Google Workspace 도구들을 어떻게 통합 구성하고, 권한과 흐름을 안전하게 설계하며, 시스템 수준으로 자동화할 수 있는지를 실무 중심으로 설명한다.

 

 

Google Workspace 기반 협업 인프라 설계

: 외부 사용자 기반 Google Workspace 협업 구조 설계

외주 협력사와 협업을 시작하려면, 가장 먼저 외부 사용자의 역할과 권한을 명확히 정의하고, 그에 따라 Google Workspace의 각 도구를 구성해야 한다.

a. 외부 사용자 접근 방식 2가지
방법 A – Google 계정 있는 외부 사용자에게 권한 부여
Google 계정 보유 필요 (Gmail 등)
Drive, Docs, Calendar, Chat 초대 가능
방법 B – 외부 사용자용 게스트 계정(보안 강화된 GWS 도메인 외 계정)
사내 도메인 외 사용자
권한 세분화 필수 (편집/보기/댓글)

b. Google Drive 협업 폴더 구성
프로젝트 단위 공유드라이브 또는 ‘폴더 공유’ 방식
외부 협력사 별 폴더 예시:
/외주협력/디자인에이전시A
/외주협력/개발팀B
편집 권한은 제한적, 복사/다운로드 방지 설정
문서별 공유 만료일 설정 (보안 관리)

c. Google Docs/Sheets 협업 문서 작성
실시간 협업 문서: 회의록, 작업지시서, QA 목록
댓글, 제안 기능 활성화
템플릿 제공으로 일관된 작성 방식 유지

d. 일정 공유: Google Calendar
외주 회의용 캘린더 별도 생성
Google Meet 자동 링크 설정
프로젝트 일정, 마감일 공유용으로 활용
캘린더 접근: 보기 권한으로 제한 가능

e. 외부 사용자 안내문서 & 온보딩 자료
Google Sites 또는 Drive 문서로 제공
협업 방식, 자료 제출 규칙, 시트 사용법 등 정리
예: "외주 디자인 파일 제출 매뉴얼.pdf"

이러한 구성을 통해 외부 협력사와의 작업물이 회사 내부 시스템 안에서 흐르며, 협업 과정이 구조화되고, 관리자의 통제가 가능해진다.

 

 

실무 흐름 자동화 및 보안 통제 전략

:실무 프로세스 자동화 및 보안 통제 전략

 

협업 구조가 정리되었다면, 그 다음은 협업 흐름의 자동화와 보안 수준 강화이다.
외주와 협력사는 프로젝트 단위로 기간이 정해진 경우가 많기 때문에, 자동화와 만료 처리는 필수이다.

a. Google Forms로 외주 작업 결과 접수
제출 양식 구성:
프로젝트명
담당자
파일 링크 (Drive 링크 또는 첨부)
요청 사항
응답은 Google Sheets로 저장
사내 담당자에게 제출 알림 자동 메일 전송

b. Apps Script 기반 협업 체크리스트 관리
외주 진행 상황 시트에 단계별 체크리스트 자동화
상태 업데이트에 따라 자동 이메일 또는 Slack 알림

javascript
복사
편집
function notifyStepChange() {
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("진행상황");
  var data = sheet.getDataRange().getValues();

  for (var i = 1; i < data.length; i++) {
    var status = data[i][3];
    var notified = data[i][6];

    if (status === "검토요청" && notified !== "Y") {
      MailApp.sendEmail("manager@company.com", "외주 검토 요청", "프로젝트 " + data[i][0] + " 검토 요청이 도착했습니다.");
      sheet.getRange(i + 1, 7).setValue("Y");
    }
  }
}
c. 보안 설정 강화 전략
공유 설정 시 ‘조직 외 사용자 보기 제한’ 기본
다운로드, 인쇄, 복사 제한 기능 활성화
만료일 설정 (예: 파일 접근 가능 기간 7일)
실수 공유 방지를 위한 승인된 공유만 허용 정책(Google Admin Console)

d. 외주비 정산 자동 요청
외주 완료 시 Forms로 비용 요청 접수
Sheets에 자동 기록 → 결제 예정 리스트 자동 생성
PDF 영수증 자동 변환 → 회계팀 이메일 전송

e. 외부 계정 접근 이력 감시
Google Workspace 보안센터 활용
외부 계정의 Drive 문서 열람, 수정 이력 기록
이상 접근 감지 시 알림 트리거 설정

이러한 자동화 구조는 협업에 필요한 요소를 빠짐없이 다루면서도, 인적 오류와 보안 리스크를 최소화할 수 있는 기반이 된다.

 

 

협업은 구조와 흐름이 있어야 안전하다

: 외주 협업도 내부처럼 시스템 안에서 흐르게 해야 한다

외부 협력사와의 협업은 단순한 파일 전달이나 메신저 대화로 이루어져선 안 된다.
외주 업무도 내부 업무처럼 구조화되어야 일정, 문서, 커뮤니케이션, 정산까지 일관되게 흐르고, 그 흐름이 시스템 안에서 기록되고 추적될 수 있어야 한다.
Google Workspace는 별도의 외주용 툴을 사용하지 않아도, Drive, Calendar, Forms, Apps Script를 통해 협업 인프라를 설계할 수 있고, 보안성과 접근성을 동시에 관리할 수 있는 이상적인 구조를 제공한다.
오늘부터 외주 협업 방식을 Google Workspace 기반으로 전환하고, 수기로 진행되던 의사소통과 자료 공유를 자동화된 구조로 변경해보자.
그것이 외주 협업을 ‘위험’이 아닌 ‘자산’으로 전환하는 가장 빠른 방법이다.