구글 캘린더 + 구글 드라이브 연동으로 프로젝트별 일정 자료 자동 정리 시스템 구축하기

 

목차

일정은 지나가지만, 자료는 남는다. 그래서 정리는 자동이어야 한다
프로젝트 일정 등록 구조: Google Calendar의 일관된 활용
Google Drive 폴더 자동 생성 구조 설계
자동화 확장: 문서 링크 수집, 회의 이력 시트, 공유 알림 연동
자료 정리는 사람의 습관이 아니라 시스템이 해야 한다

 

 

일정은 지나가지만, 자료는 남는다. 그래서 정리는 자동이어야 한다

프로젝트를 운영하다 보면 회의, 기획 리뷰, 외부 협력 미팅 등 다양한 일정이 발생하고,
각 회의에 따라 자료, 회의록, 발표 파일, 녹화본 등이 만들어진다.
이때 대부분의 조직은 Google Drive에 이 파일들을 저장하지만,
파일 정리는 사람마다 다르고, 폴더 구조가 일관되지 않으며,
회의 명칭, 날짜, 참석자 등 일정 기반의 분류 기준이 제대로 반영되지 않는다.

결과적으로 문서는 Drive 안에 흩어지고,
이전 회의 자료나 특정 일정 관련 파일을 찾는 데 오래 걸리거나 아예 못 찾는 경우도 발생한다.

이 문제를 해결하기 위해서는 Google Calendar에 등록된 프로젝트 일정을 기반으로,
Google Drive에 자동으로 폴더를 만들고, 관련 자료를 정리할 수 있는 시스템이 필요하다.

이번 글에서는 Google Calendar와 Google Drive를 연동해
일정명 기반의 프로젝트 폴더 자동 생성, 회의 자료 업로드 링크 자동 정리,
문서 버전 기록 및 회의 이력 대시보드 구성까지 가능한 자동화 구조를 구성해 본다.

프로젝트 일정 등록 구조: Google Calendar의 일관된 활용

일정 기반 폴더 자동화를 하려면 먼저 Google Calendar의 일정 등록이 구조화되어야 한다.

캘린더 일정 작성 원칙
필드 활용 예시
일정 제목 [프로젝트명] 기능 스펙 회의
위치 미팅 플랫폼 또는 장소
설명 안건 요약, 담당자 명단 등
참석자 팀 구성원 또는 외부 메일
날짜 및 시간 프로젝트 관리 기준으로 고정

특히 제목에 [프로젝트명] 태그를 넣으면 이후 자동화에서
Drive 폴더명을 일정명과 연결할 수 있어 유용하다.
예를 들어, [이커머스 앱] UI 설계 리뷰 라는 일정 제목을 등록해두면,
Apps Script가 이를 인식해 이커머스 앱 폴더 하위에 자동으로 회의 폴더를 만들어줄 수 있다.

 

Google Drive 폴더 자동 생성 구조 설계

다음 단계는 일정 정보를 기반으로 Drive에 폴더를 자동 생성하는 것이다.
이 폴더에는 회의자료, 회의록, 발표 슬라이드, 녹화 영상 등이 업로드되며,
이력 관리에 필요한 메타데이터도 함께 반영된다.

폴더 구조 예시
css
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/[이커머스 앱]/
    └─ 2024-07-15_UI 설계 리뷰/
        └─ 회의록.docx
        └─ 발표자료.pptx
        └─ 녹화영상.mp4
Apps Script 기본 예시
javascript
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function createFolderFromCalendar() {
  const calendar = CalendarApp.getCalendarById("캘린더_ID");
  const events = calendar.getEvents(new Date(), new Date(new Date().getTime() + 7 * 24 * 60 * 60 * 1000)); // 일주일간의 일정
  const baseFolder = DriveApp.getFolderById("루트_폴더_ID");

  for (let i = 0; i < events.length; i++) {
    const title = events[i].getTitle();
    const date = Utilities.formatDate(events[i].getStartTime(), "GMT+9", "yyyy-MM-dd");

    const folderName = `${date}_${title}`;
    const existingFolders = baseFolder.getFoldersByName(folderName);

    if (!existingFolders.hasNext()) {
      baseFolder.createFolder(folderName);
    }
  }
}

이 스크립트는 매주 실행되며,
향후 일정 제목을 기반으로 Google Drive에 폴더를 자동 생성한다.

 

 

자동화 확장: 문서 링크 수집, 회의 이력 시트, 공유 알림 연동

단순 폴더 생성 외에도, 시스템을 다음처럼 확장할 수 있다.

a. 문서 업로드 후 Google Sheet에 자동 기록
Drive 폴더에 문서 업로드 시 Apps Script가 파일명, 업로드일자, 업로더, 링크를 Sheets에 기록
Sheets에서 회의별 문서 리스트를 자동화된 리포트로 구성 가능

b. 회의 이력 대시보드 구성
회의명 날짜 자료 개수 폴더 링크 참석자
UI 설계 리뷰 2024-07-15 3개 [바로가기] 김대리 외 4명
Google Sheets + 차트로 회의 빈도 분석, 참석자 통계, 문서 누락 여부 체크 가능

c. Drive 공유 자동화 + 알림 전송
폴더 생성 시 팀원 자동 공유 (부서 메일그룹)
Google Chat 또는 Gmail로 "회의 폴더 생성 완료" 알림 자동 발송

예: “7월 15일 UI 설계 리뷰 회의자료 폴더가 생성되었습니다. 아래 링크를 확인해 주세요.”

이렇게 구성하면 프로젝트 문서 정리 작업이 수동 입력 없이 자동으로 처리되고,
모든 회의자료가 일정별로 정리된 상태로 누적되는 구조가 완성된다.

 

자료 정리는 사람의 습관이 아니라 시스템이 해야 한다

문서는 많아지고, 일정은 계속 쌓인다.
프로젝트가 커질수록 회의자료, 보고서, 버전 파일 등은 기하급수적으로 늘어난다.
이걸 사람 손으로 정리하게 두면 결국 누락, 중복, 비표준화 문제가 발생하게 된다.

Google Calendar와 Google Drive를 연결한 이 자동화 시스템은
일정과 문서 정리를 한 흐름으로 통합함으로써,
프로젝트 자료 관리의 표준화를 가능하게 해준다.

Google Workspace 환경에서는 누구나 이 구조를 쉽게 도입할 수 있고,
조직의 크기와 상관없이 적용이 가능하다.
지금부터 회의 일정만 등록해도 Drive가 알아서 정리해 주는 문서 체계를 만들어보자.
그것이 조직의 정보 자산을 체계적으로 축적하는 가장 빠른 방법이다.