회의는 늘어나지만, 보고서는 여전히 수작업이다 보고서 자동화를 위한 회의 일정 구조 정리 Google Slides 템플릿 구성: 자동 채우기 구조 설계 Apps Script로 자동 템플릿 복제 및 데이터 삽입하기 확장 구성: 회의록 연동, 공유 자동화, 리포트 통합 회의 보고서가 반복된다면, 시스템이 만들게 하라
회의는 늘어나지만, 보고서는 여전히 수작업이다
현대 조직에서는 하루에도 수차례 회의가 발생한다. 팀 미팅, 프로젝트 리뷰, 외부 협력 미팅, 고객사 회의, 전략 회의까지 종류도 다양하다. 문제는 회의가 끝나고 나면 항상 따라붙는 회의 결과 보고서, 요약 자료, 회의록 공유 같은 작업이다. 대부분의 조직은 이 작업을 여전히 수작업으로 하고 있다.
매번 Google Slides를 새로 만들고, 날짜와 제목을 입력하고, 구조를 복사해 붙여 넣으며, 결정 사항과 담당자를 정리하는 과정을 반복한다. 그 결과 보고서는 형식이 들쭉날쭉하고, 누락되거나 공유되지 않거나, 일정과 연결되지 않는다.
이 문제를 해결하기 위해서는 Google Calendar의 회의 일정을 감지하고, 해당 내용을 기반으로 Google Slides의 보고 템플릿을 자동 생성하는 시스템이 필요하다. 이 글에서는 Google Apps Script를 활용해 회의가 등록되면 자동으로 Slides 템플릿이 복제되고, 회의 제목, 날짜, 참석자가 자동 삽입된 문서가 생성되는 구조를 실전 예시와 함께 설명한다.
보고서 자동화를 위한 회의 일정 구조 정리
자동 보고서 생성을 위해서는 Google Calendar 일정이 일정한 패턴으로 등록되어야 한다. 이는 시스템이 슬라이드 제목, 날짜, 회의 주제 등을 추출할 수 있게 하는 전제 조건이다.
회의 일정 등록 시 기준 항목 등록 방식 제목 [팀명] 회의명 (예: [개발팀] 주간 스프린트 회의) 위치 Google Meet 또는 회의실 명 설명 회의 목적, 안건 (Optional) 참석자 Google 계정 기반 이메일
이러한 구조로 일정이 등록되어 있어야 스크립트가 필요한 데이터를 추출해 슬라이드에 삽입할 수 있다.
Google Slides 템플릿 구성: 자동 채우기 구조 설계
보고용 슬라이드는 반복되는 구조를 가지고 있기 때문에, 기본 템플릿을 하나 만들어두고 이를 복제하면서 자동 채우기는 하는 방식이 가장 효율적이다.
템플릿 기본 구조 (예시) 1페이지: 회의명 + 날짜 + 담당자 2페이지: 회의 목적 3페이지: 회의 안건 4페이지: 결정 사항 5페이지: 후속 작업 및 담당자
본론 3 – Apps Script로 자동 템플릿 복제 및 데이터 삽입하기 Google Apps Script를 활용하면 일정이 감지될 때 Slides 템플릿이 자동 복제되고, 회의 데이터가 삽입된 보고서가 생성된다.
예시 스크립트 구조 javascript 복사 편집 function generateSlidesFromCalendar() { const calendarId = "primary"; // 또는 팀 캘린더 ID const templateId = "슬라이드_템플릿_ID"; const targetFolder = DriveApp.getFolderById("보고서_저장_폴더_ID");
const events = CalendarApp.getCalendarById(calendarId).getEvents( new Date(), new Date(new Date().getTime() + 3 * 24 * 60 * 60 * 1000) // 3일 이내 );
for (let i = 0; i < events.length; i++) { const event = events[i]; const title = event.getTitle(); const date = Utilities.formatDate(event.getStartTime(), "GMT+9", "yyyy-MM-dd"); const attendees = event.getGuestList().map(g => g.getEmail()).join(", ");
for (let j = 0; j < slides.length; j++) { let slide = slides[j]; slide.replaceAllText("{{MEETING_TITLE}}", title); slide.replaceAllText("{{MEETING_DATE}}", date); slide.replaceAllText("{{ATTENDEES}}", attendees); } } } 이 스크립트는 주기적으로 실행되며, 회의가 등록되면 자동으로 보고용 슬라이드가 만들어지고, 폴더에 저장되어 이후 회의 전 또는 직후 정리용으로 활용할 수 있다.
확장 구성: 회의록 연동, 공유 자동화, 리포트 통합
기본 자동화 외에도 다음과 같은 확장이 가능하다:
a. Google Docs 회의록 자동 연동 Docs에서 작성된 회의록 링크를 Slides 마지막 페이지에 자동 삽입 “회의록 보기” 버튼 삽입 실시간 회의 중 Docs 작성 → 이후 Slides로 자동 정리
b. Google Chat 또는 Gmail 공유 자동화 슬라이드가 생성되면 참석자에게 메일 발송 또는 Chat 채널에 자동 메시지 전송 예: “2024-07-15 주간 회의 보고서가 생성되었습니다”
c. 리포트 목록 자동 기록 보고서 생성 시 Google Sheets에 자동 로그 저장 회의명, 생성일, 참석자, 보고서 링크 등 기록 리포트 검색 시스템 또는 관리 대시보드로 활용 가능
회의 보고서가 반복된다면, 시스템이 만들게 하라
회의는 팀 운영의 핵심이고, 회의의 결과는 반드시 문서화되어야 한다. 그러나 그 작업이 매번 수작업이라면, 시간은 낭비되고 품질은 들쭉날쭉하게 된다. Google Calendar와 Slides를 연결하면, 일정만 등록해도 자동으로 보고서 템플릿이 생성되고, 회의 정보가 정리되어 조직 전체에 공유되는 시스템을 만들 수 있다.
이는 단순한 자동화가 아니다. 정보 정리 습관을 시스템화하는 구조 설계이자, 지속할 수 있는 협업 문화의 기반을 만드는 실무 전략이다.
지금부터 회의가 반복된다면, 문서 작성도 반복하지 말고 자동화하자. Google Workspace로 가능한 이 시스템이 바로 그 해답이 될 수 있다.
