구글 폼으로 연차 신청부터 승인까지 자동화 시스템 만들기

목차

인사 운영도 수작업이면 문제가 된다
Google Forms로 연차 신청 흐름 정리하기
승인 처리와 캘린더 연동까지 자동화 전략
휴가도 시스템화될 때 신뢰와 효율이 따라온다

 

 

인사 운영도 수작업이면 문제가 된다

: 인사관리도 반복 작업이면 시스템이 아니다

기업에서 가장 기본적인 인사 운영 업무 중 하나가 바로 연차 관리다. 근로자의 권리인 연차 휴가는 법적 기준에 따라 정확하게 산정되어야 하며, 사용자의 신청, 관리자의 승인, 전체 일정 조율까지 체계적으로 운영되어야 한다.
하지만 실제 중소기업이나 스타트업, 소규모 팀에서는 아직도 연차를 이메일로 신청하거나, 말로 요청하고 캘린더에 수기로 입력하는 방식이 운영되고 있다. 이로 인해 중복 승인, 연차 일수 오류, 팀 내 일정 혼선 등 문제가 반복된다.
Google Workspace를 활용하면 별도의 인사 시스템을 구축하지 않아도 Google Forms, Google Sheets, App Script를 조합하여 연차 신청부터 승인, 기록, 캘린더 반영까지 자동화된 연차 관리 시스템을 만들 수 있다.
이번 글에서는 실제 현업에서 바로 적용 가능한 구조를 바탕으로, 연차 신청 폼 만들기, 승인 프로세스 설정, 캘린더 등록, 스프레드시트 연동까지 전 과정을 실무 중심으로 소개한다.

 

 

Google Forms로 연차 신청 흐름 정리하기

: Google Forms로 연차 신청 프로세스 설계하기

Google Forms는 단순 설문도구가 아니라, 신청, 등록, 요청 흐름을 수집하고 자동화하는 인터페이스 도구로 매우 강력하다. 연차 신청 역시 폼을 기반으로 시작하면 중복 없이 일관된 방식으로 수집할 수 있다.

a. 연차 신청 폼 구성 예시
폼 제목: 연차/반차 신청서
필수 항목:
신청자 이름 (텍스트)
이메일 (자동 수집 또는 직접 입력)
소속 부서 (드롭다운)
연차 유형 (라디오 버튼: 연차 / 반차 / 병가 등)
휴가 시작일 (날짜 입력)
종료일 (날짜 입력, 반차인 경우 선택 제한)
사용 사유 (단답형/장문형)

b. 응답 수집 설정
Google Sheets와 자동 연결
‘연차 신청 응답 시트’ 자동 생성
응답 항목별 컬럼 구성
신청자 / 부서 / 유형 / 날짜 / 사유 / 승인 여부 / 관리자 메모 등

c. 기본적인 자동화 흐름
신청자가 Google Forms로 입력
응답이 실시간으로 Google Sheets에 기록
승인자는 Sheets에서 승인/반려 선택
승인 결과가 자동으로 신청자에게 이메일로 전송

이렇게 구성하면 연차 신청이 서식화되고, 승인 여부가 이력으로 남으며, 실시간 승인/거절 로직을 실행할 수 있는 구조가 완성된다.

 

 

승인 처리와 캘린더 연동까지 자동화 전략

: 승인 처리 자동화 및 캘린더 등록 연동 전략

연차 관리에서 중요한 부분은 신청만이 아니라, 승인 이후의 흐름이다. 승인 결과를 이메일로 안내하고, Google Calendar에 자동 등록하며, 팀별 연차 현황을 공유하는 것이 실무 자동화의 핵심이다.

a. 승인 처리 스프레드시트 구성
승인자 열(예: G열)에 승인 상태 입력 (승인 / 반려)
승인일자 자동 입력 (스프레드시트 함수 활용)
승인자 의견 또는 메모 입력란 추가
조건부 서식: 승인 = 초록색, 반려 = 회색 표시

b. Apps Script로 승인 자동 이메일 전송
javascript
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function sendApprovalEmail() {
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
  var data = sheet.getDataRange().getValues();

  for (var i = 1; i < data.length; i++) {
    var email = data[i][1];
    var status = data[i][6];
    var sent = data[i][8];

    if (status && !sent) {
      var subject = "[연차 신청 결과 안내]";
      var message = "안녕하세요, 귀하의 연차 신청이 '" + status + "' 처리되었습니다.";
      MailApp.sendEmail(email, subject, message);
      sheet.getRange(i + 1, 9).setValue(true);
    }
  }
}
실행 조건: 승인/반려 입력 시 자동 실행되도록 트리거 설정
이메일 전송 후 체크박스 TRUE 처리로 중복 방지

c. Google Calendar 자동 등록 스크립트 (승인 시 일정 입력)
javascript
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function registerToCalendar() {
  var calendar = CalendarApp.getCalendarById("사내 캘린더 ID");
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("연차신청");

  var data = sheet.getDataRange().getValues();
  for (var i = 1; i < data.length; i++) {
    var status = data[i][6];
    var added = data[i][9];
    if (status == "승인" && !added) {
      var name = data[i][0];
      var start = new Date(data[i][4]);
      var end = new Date(data[i][5]);
      calendar.createEvent(name + " 연차", start, end);
      sheet.getRange(i + 1, 10).setValue(true);
    }
  }
}
승인된 건만 일정 등록
시작일과 종료일 자동 인식
팀 일정 캘린더에 일괄 등록

d. 연차 현황 시각화 및 공유
Google Sheets에서 Pivot Table로 부서별 연차 사용 통계 생성
Looker Studio와 연동하여 연차 대시보드 시각화
사용 횟수, 월별 사용, 개인별 남은 연차 계산 가능
공유용 캘린더: 전체 직원이 볼 수 있는 보기 전용 캘린더 권한 부여

이러한 구성은 인사 전담 인원이 없는 조직에서도 완전 자동화된 연차 승인 시스템을 구축할 수 있게 해주며, 모든 흐름이 문서화되고 투명하게 공유되는 장점이 있다.

 

 

휴가도 시스템화될 때 신뢰와 효율이 따라온다

: 연차 관리도 시스템이 되면 신뢰가 생긴다

연차 신청은 단순한 요청이 아니라, 조직 전체의 일정 조율, 권리 보장, 인사 신뢰의 출발점이다. 반복적인 수기 승인, 중복 신청, 오류 정정 같은 수작업은 결국 업무 리소스를 낭비하고, 팀 간 신뢰까지 떨어뜨린다.
Google Workspace 환경에서 Google Forms, Sheets, Calendar를 활용하면 코딩 없이도 누구나 연차 자동화 시스템을 구축할 수 있으며, 투명한 승인 흐름과 일정 관리가 동시에 가능해진다.
사람이 처리하지 않아도 되는 업무는 시스템이 대신하게 하자. 연차 승인 자동화는 조직 운영의 기초이자, 디지털 기반 인사관리의 시작점이다.
오늘부터 연차 신청 폼을 만들어보자. 그리고 내일부터는 휴가 승인도 자동으로 흘러가도록 시스템을 설계하자.