교육 운영도 신청부터 안내까지 하나의 흐름으로 연결돼야 한다 Google Forms로 수강 신청 폼 구성하기 Google Groups 자동 등록 스크립트 구성 자동 안내 메일 발송: 교육 일정 및 자료 전달 확장 구성: 수료증 발송, 교육 후 피드백, 자료 공유 교육도 반복된다면, 운영을 자동화해야 한다
교육 운영도 신청부터 안내까지 하나의 흐름으로 연결돼야 한다
조직 내외부에서 이뤄지는 교육 운영은 크게 다음의 단계를 따른다. 교육 대상자 모집 신청자 명단 수합 사전 자료 및 안내 메일 발송 교육 일정 리마인드 교육 후 피드백 또는 자료 공유
하지만 많은 조직에서는 여전히 Google Forms로 신청만 받고, 그 이후 과정은 담당자가 수작업으로 메일을 보내거나, 수강자 명단을 따로 관리하는 방식이다. 이 경우 신청 누락, 메일 미발송, 중복 안내, 일정 혼선 같은 문제가 자주 발생한다.
이 문제를 해결하기 위해 필요한 것은 Google Forms로 신청을 받은 뒤 Google Groups에 자동 등록하고, 자료 및 일정 안내를 자동 메일로 발송하는 구조다.
이번 글에서는 Google Forms → Google Sheets → Google Groups → Gmail을 연결하여 수강 신청부터 안내 메일 자동 발송까지 가능한 교육 자동화 시스템을 구성하는 방법을 설명한다.
Google Forms로 수강 신청 폼 구성하기
신청 폼은 최대한 간단하면서도 향후 자동화에 필요한 정보가 포함되어야 한다.
폼 항목 예시 항목 유형 설명 이름 단답형 참가자 식별 이메일 주소 단답형 그룹 등록 및 메일 발송용 소속 부서 드롭다운 또는 단답형 그룹 분류 기준으로 활용 가능 교육 과정 선택 드롭다운 복수 과정 운영 시 구분용 사전 질문 (선택) 장문형 강의자 참고용
Forms는 응답 시 Google Sheets에 자동 기록되므로 이 데이터를 기반으로 참가자를 Google Groups에 등록할 수 있다.
Google Groups 자동 등록 스크립트 구성
신청자 이메일을 Google Groups에 자동 등록하려면 Google Apps Script에서 Admin SDK를 호출해야 하며, 이를 위해 Google Workspace 관리자 권한 또는 관리 API 사용 권한이 필요하다.
1단계: Admin SDK API 사용 설정 Google Cloud Console에서 Admin SDK API 사용 설정 OAuth 동의 화면 구성 Apps Script에서 AdminDirectory 서비스 활성화
2단계: Apps Script 예제 javascript 복사 편집 function addToGroup() { const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("응답 시트"); const data = sheet.getDataRange().getValues();
for (let i = 1; i < data.length; i++) { const email = data[i][1]; const status = data[i][5]; // 등록 여부 기록용
sheet.getRange(i + 1, 6).setValue("완료"); } catch (e) { Logger.log("오류 발생: " + e.message); sheet.getRange(i + 1, 6).setValue("실패"); } } } } edu-group@yourdomain.com은 사전에 만든 교육 전용 Google Groups 주소
실행 후 응답 시트에 등록 여부가 표시됨
자동 안내 메일 발송: 교육 일정 및 자료 전달
수강 신청이 접수되고 그룹에 등록되면, 참가자에게 자동으로 교육 일정 안내 메일과 사전 자료를 전달할 수 있다.
이메일 자동 발송 스크립트 javascript 복사 편집 function sendWelcomeEmail() { const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("응답 시트"); const data = sheet.getDataRange().getValues();
for (let i = 1; i < data.length; i++) { const email = data[i][1]; const status = data[i][6]; // 메일 발송 여부
if (status !== "발송") { const subject = "[교육 안내] 데이터 분석 교육 과정 일정 및 사전 안내"; const body = ` 안녕하세요.
MailApp.sendEmail(email, subject, body); sheet.getRange(i + 1, 7).setValue("발송"); } } } 구성 흐름 요약 수강 신청 → 응답 시트 기록
신청자 Google Groups 자동 등록 교육 일정 안내 메일 자동 발송 발송 여부 및 등록 상태 실시간 확인 가능
확장 구성: 수료증 발송, 교육 후 피드백, 자료 공유
이 시스템은 교육 전 단계 외에도 다음처럼 확장할 수 있다:
a. 교육 후 수료증 자동 발송 Google Slides 템플릿 + Apps Script → 이름 삽입 후 PDF 전환
Gmail으로 자동 전송 (예: “OOO님, 수료를 축하드립니다”)
b. 피드백 설문 자동 발송 교육 일정 기준 다음 날, Google Forms 피드백 링크 자동 전송
결과는 Sheets에 집계되어 통계 분석 가능
c. 녹화 영상 및 발표자료 자동 공유 교육 종료 후 Drive 폴더 내 자료 링크를 Google Groups로 자동 전송 예: “7월 교육 자료가 업로드되었습니다. 확인 부탁드립니다.” 이렇게 구성하면 교육 신청부터 참여, 자료 전달, 수료까지 하나의 자동화 흐름이 완성된다.
교육도 반복된다면, 운영을 자동화해야 한다
교육 신청, 수강자 등록, 안내 메일 발송은 단발성 업무처럼 보이지만 실무에서는 자주 반복되는 작업이다. Google Forms, Google Groups, Gmail, Sheets, Apps Script를 연결하면 한 번 시스템을 만들고 나면 반복 업무는 자동으로 처리된다.
이 구조는 사내 교육, 외부 웨비나, 협력사 교육, 신입 온보딩 등 다양한 환경에서 적용 가능하며, 운영자는 수동 등록이나 자료 전달에서 벗어나 콘텐츠 개발과 교육 품질 관리에 집중할 수 있게 된다.
지금까지의 교육 신청 관리가 복잡하고 수작업이었다면, 이제부터는 한 줄의 신청 → 자동 등록 → 자동 안내 → 자동 수료 처리까지 가능한 구조로 전환해보자.
