목차
문서 승인 흐름도 자동화되어야 효율이 생긴다
Docs 템플릿 기반 보고서 생성 시스템 만들기
승인 트리거 자동화와 승인 이력 시스템 설계
보고서 승인 자동화는 조직 문서 흐름의 혁신이다
문서 승인 흐름도 자동화되어야 효율이 생긴다
: 보고서 승인 프로세스는 시간보다 흐름이 중요하다
기업이나 조직에서 수많은 보고서가 작성된다. 기획 보고서, 마케팅 제안서, 업무 주간 보고, 인사평가 문서 등 다양한 종류의 문서가 작성되고, 최종 승인을 받아야 다음 단계로 넘어갈 수 있다.
하지만 이러한 보고서 승인 프로세스는 대부분 이메일 전송 → 피드백 → 다시 수정본 전송 → 최종 확인 등의 방식으로 진행된다. 이로 인해 문서가 버전별로 흩어지고, 승인 상태가 불명확해지며, 누가 최종 승인자인지도 헷갈리는 경우가 생긴다.
Google Workspace를 활용하면 이 비효율을 해결할 수 있다. 특히 Google Docs 템플릿과 Google Apps Script를 연동하면 실시간 승인 트리거가 작동하는 ‘자동화된 보고서 승인 시스템’을 구성할 수 있다.
이번 글에서는 Google Docs를 템플릿화하여 작성된 보고서가 승인자에게 자동 알림으로 전달되고, 승인/반려 선택에 따라 문서 상태가 실시간으로 업데이트되며, 승인 이력이 기록으로 남는 시스템을 비개발자도 따라 할 수 있도록 단계별로 안내한다.
Docs 템플릿 기반 보고서 생성 시스템 만들기
: Google Docs 템플릿 기반 보고서 작성 흐름 만들기
보고서 자동화 시스템의 첫걸음은 템플릿의 표준화이다. 모든 문서가 제각각 형식이면 승인 프로세스를 일관되게 자동화하기 어렵다.
a. 보고서 템플릿 구성
Google Docs에서 템플릿 문서 생성
기본 구성 예시:
문서 제목
작성자 정보
보고일
내용 본문
체크박스: “승인 요청 여부”, “승인 완료”
승인자 의견 입력란
템플릿 오른쪽 상단에 승인 상태 표시 영역 삽입 (ex: [대기], [승인], [반려])
b. 문서 생성 자동화 방식
사용자가 Google Forms로 보고서 요청 제출
요청 내용 기반으로 Docs 템플릿이 복제되고 내용이 자동 삽입됨
예시:
제목: 2025년 2분기 마케팅 전략 보고
작성자: 김민수
내용: Google Forms에서 입력한 내용 자동 삽입
c. App Script를 통한 문서 생성 예시
javascript
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function createReportFromForm(e) {
var templateId = '템플릿_문서_ID';
var folderId = '저장_폴더_ID';
var title = e.namedValues["보고서 제목"][0];
var author = e.namedValues["작성자"][0];
var content = e.namedValues["보고 내용"][0];
var folder = DriveApp.getFolderById(folderId);
var template = DriveApp.getFileById(templateId);
var copy = template.makeCopy(title, folder);
var doc = DocumentApp.openById(copy.getId());
var body = doc.getBody();
body.replaceText("{제목}", title);
body.replaceText("{작성자}", author);
body.replaceText("{내용}", content);
doc.saveAndClose();
}
Forms 응답 트리거를 통해 자동 생성 가능
생성된 문서는 공유 드라이브 또는 개인 폴더에 자동 저장됨
d. 문서 공유 및 승인자 설정
문서 생성 시 승인자 이메일을 공유자로 자동 추가
승인자가 문서를 열면 바로 승인 요청 내용 확인 가능
승인자 의견은 Docs 내 ‘댓글’ 또는 ‘지정된 입력란’으로 수렴
이 구조만으로도 문서 생성, 내용 삽입, 승인자 할당까지 자동화된 보고서 작성 흐름이 완성된다.
승인 트리거 자동화와 승인 이력 시스템 설계
: 승인 처리 자동화 트리거와 상태 추적 시스템 구축
보고서가 생성된 이후의 승인 프로세스를 자동화하기 위해서는 문서 내용의 변화나 승인자의 입력을 감지하여 트리거가 작동하는 구조가 필요하다.
a. 승인자 입력 감지 로직 구성
Google Docs 내부에 “승인 상태” 텍스트 위치 지정 (예: [대기] → [승인])
App Script로 문서 내용 감지 후 상태 변경 처리
승인자 의견 칸을 지정된 위치에 작성하면 승인으로 간주
javascript
복사
편집
function checkApprovalStatus() {
var docId = '문서_ID';
var doc = DocumentApp.openById(docId);
var bodyText = doc.getBody().getText();
if (bodyText.includes("[승인]")) {
MailApp.sendEmail("작성자@email.com", "보고서 승인 완료", "귀하의 보고서가 승인되었습니다.");
} else if (bodyText.includes("[반려]")) {
MailApp.sendEmail("작성자@email.com", "보고서 반려", "귀하의 보고서가 반려되었습니다. 수정 후 재제출 바랍니다.");
}
}
b. 자동 트리거 설정
시간 기반 트리거: 1시간마다 상태 확인
문서 수정 시 트리거(Installable Trigger)를 설정하면 실시간 반응도 가능
c. 승인 이력 기록화
승인 완료 시 승인자, 일시, 의견 등을 Google Sheets에 자동 기록
승인 상태 변화 추적 가능
예시 기록 시트 구성:
보고서 제목 / 작성자 / 승인자 / 승인일시 / 승인 상태 / 의견
d. 승인 상태 시각화 및 공유
승인 완료 문서 → Google Drive 폴더 내 [승인완료] 하위 폴더로 자동 이동
승인 대기 중 문서 → [검토중] 폴더
Looker Studio와 연동해 승인 현황 대시보드 구성 가능
부서별 승인율, 평균 처리일, 승인 대기 건수 등 시각화
e. 기타 고급 기능
승인 버튼 삽입: Docs Add-on으로 “승인” 버튼 클릭 시 자동 텍스트 삽입 가능
메일 내 Docs 링크 직접 첨부하여 접근성 향상
조직도 기반 승인자 자동 할당 (Google Directory API 활용 가능)
이 구조를 구현하면 관리자는 승인 처리 흐름을 일일이 수동으로 확인할 필요 없이 Docs 내 텍스트 또는 버튼을 통해 상태를 판별하고, 자동으로 후속 조치를 진행할 수 있다.
보고서 승인 자동화는 조직 문서 흐름의 혁신이다
: 문서 승인도 흐름이 자동화될 때 신뢰가 생긴다
보고서 승인 프로세스는 단순한 체크박스가 아니다. 문서가 조직 내에서 공식적 흐름을 타고 승인되어야만 업무는 다음 단계로 나아갈 수 있다.
수작업 승인, 이메일 요청, 첨부 파일 공유는 결국 누락과 혼선을 만들 뿐이다.
Google Docs와 App Script를 기반으로 한 템플릿화 + 자동 승인 시스템은 조직 내 보고서 승인 흐름을 명확하고 투명하게 바꿔준다.
승인 프로세스가 자동화되면 문서는 문서로서의 역할을 다하고, 구성원은 승인 흐름 속에서 신뢰를 느낀다.
지금이라도 팀에서 가장 자주 쓰이는 보고서를 템플릿화해보고, 자동 승인 구조를 붙여보자.
문서가 스스로 흐르고, 승인자가 클릭만 하면 처리되는 체계가 만들어지는 순간, 조직의 문서 생산성과 실행력은 한 단계 도약하게 될 것이다.
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