계약은 잊으면 위험해진다. 자동 알림이 필요한 이유 Google Sheets로 계약 관리 시트 구성하기 Gmail 자동 발송을 위한 Apps Script 구성 자동화 확장 전략: 대시보드, 조건부 색상, 이력 관리 Google Workspace 환경에서의 통합 운용 전략 계약서가 쌓이는 만큼, 관리 체계도 자동화되어야 한다
계약은 잊으면 위험해진다. 자동 알림이 필요한 이유
계약은 단지 문서로 끝나는 것이 아니라 기한이 존재하는 업무 약속이다. 그런데 실무에서는 너무 많은 계약이 동시에 존재하고, 담당자는 이를 수기로 관리하거나 파일명에 날짜를 붙여 기억하려 한다. 결국 일정이 누락되거나, 갱신 시점을 놓치고, 갱신 불가/조건 변경 등의 리스크가 발생하게 된다.
Google Workspace 환경에서는 이런 문제를 방지할 수 있는 간단하고 확장 가능한 자동 알림 시스템을 만들 수 있다. Google Sheets에 계약 정보만 정리해두고, Google Apps Script를 통해 Gmail로 갱신 또는 만료 알림을 보내면 된다.
이번 글에서는 Google Sheets + Gmail을 활용해 계약 갱신일이 다가오면 자동 알림 메일을 발송하는 구조를 만들고, 담당자가 일정 체크 없이도 사전에 대응할 수 있는 시스템을 설계하는 방법을 소개한다.
Google Sheets로 계약 관리 시트 구성하기
시스템의 중심은 Google Sheets 계약 관리 시트다. 이 시트에는 모든 계약 건을 등록하고, 만료일 기준으로 알림 조건을 설정한다.
계약 관리 시트 구성 예시 계약명 계약 상대 계약 시작일 계약 종료일 담당자 이메일 알림 상태 호스팅 서비스 A업체 2023-08-01 2024-08-01 it@회사.com 미발송
필수 항목 설명: 계약 종료일: 기준일이며, 이 날짜를 기준으로 알림 조건이 계산됨 담당자 이메일: 알림 수신자 알림 상태: 발송 여부를 기록 (예: “미발송”, “발송 완료”)
이렇게 구성된 시트는 향후 자동화 스크립트의 기준이 되며, 계약이 많아져도 검색, 필터, 분석 등 관리 효율성을 높일 수 있다.
Gmail 자동 발송을 위한 Apps Script 구성
Google Apps Script를 활용하면 계약 만료일 기준으로 특정 시점에 도달한 계약 건에 대해 자동으로 이메일을 발송할 수 있다.
스크립트 코드 예시 javascript 복사 편집 function sendContractReminder() { const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName(; const data = sheet.getDataRange().getValues(); const today = new Date(); const alertDays = 30; // 30일 전 알림
for (let i = 1; i < data.length; i++) { const [title, partner, startDate, endDate, email, status] = data[i]; const expireDate = new Date(endDate); const diffDays = Math.floor((expireDate - today) / (1000 * 60 * 60 * 24));
if (diffDays <= alertDays && status !== "발송 완료") { const subject = `[알림] ${title} 계약 만료일이 ${diffDays}일 남았습니다`; const body = ` 안녕하세요.
아래 계약의 만료일이 다가와 미리 안내드립니다.
- 계약명: ${title} - 계약 상대: ${partner} - 종료일: ${endDate} - 남은 기간: ${diffDays}일
필요 시 갱신 또는 해지 여부를 검토해 주세요. 감사합니다. `;
MailApp.sendEmail(email, subject, body); sheet.getRange(i + 1, 6).setValue("발송 완료"); } } } 이 스크립트는 매일 새벽 또는 업무 시작 전에 자동 실행되도록 시간 기반 트리거를 설정하면 된다.
자동화 확장 전략: 대시보드, 조건부 색상, 이력 관리
단순히 메일을 발송하는 것에 그치지 않고 시트를 통해 계약 일정 전체를 시각적으로 관리하고 분석할 수 있는 기능을 추가할 수 있다.
a. 조건부 서식으로 시각적 알림 계약 종료일이 30일 이내 → 셀 배경색 빨간색 오늘 만료 → 진한 회색 갱신 완료 → 연두색
b. 대시보드 시트 구성 조건 결과 전체 계약 수 100건 갱신 예정 계약 (30일 이내) 15건 미발송 계약 8건 이번 달 종료 예정 12건
▶ Google Sheets 피벗 테이블과 COUNTIF 함수로 구성 가능
c. 계약 이력 관리 시트 생성 계약 변경 이력, 갱신 기록, 연장 조건 등 별도 시트 구성 Apps Script로 계약 갱신 시 자동 백업
Google Workspace 환경에서의 통합 운용 전략
Google Workspace 환경을 사용한다면 계약 자동화 시스템을 더욱 자연스럽게 통합 운영할 수 있다.
활용 방안 계약 관련 문서는 Google Drive 내 계약서 전용 폴더에 저장 계약 시트의 Drive 링크 컬럼에 계약서 파일 링크 삽입 계약 종료일이 다가올 경우 Google Chat 또는 Gmail로 동시에 알림 전송 중요한 계약의 경우 Google Calendar에 일정 자동 등록
이렇게 하면 단순히 계약 만료를 체크하는 수준을 넘어 문서, 메일, 일정, 채팅까지 연결된 계약 정보 운영 체계가 완성된다.
계약서가 쌓이는 만큼, 관리 체계도 자동화되어야 한다
계약은 시간이 지나면 잊히기 쉽고, 놓친 만료일 하나가 조직의 비용 손실, 리스크 증가로 이어질 수 있다.
Google Workspace의 핵심 도구인 Sheets, Gmail, Calendar, Drive, Chat을 연결하면 계약 갱신 알림 시스템을 누구나 쉽게, 코드 몇 줄만으로 구성할 수 있다. 이 자동화 시스템은 관리자의 실수를 줄이고, 조직의 운영을 더 체계적이고 안전하게 만들어준다.
지금까지 수기로 일정 확인하고, 직접 메일 보내던 방식에서 벗어나 시스템이 스스로 체크하고, 스스로 알리는 계약 관리 체계를 시작해보자. 작지만 강력한 자동화가 조직의 리스크를 줄여줄 수 있다.
